Unternehmensgründung in Polen - Schritt-für-Schritt-Anleitung (2025)

Aktualisiert: 28.1.2025

Unternehmensgründung in Polen – wie anfangen?

Der erste Schritt im Prozess der Gründung einer Gesellschaft in Polen: Sie müssen eine Rechtsform für Ihre zukünftige polnisches Gesellschaft wählen. Die Auswahl ist nicht allzu schwer, denn es gibt einen unangefochtenen Spitzenreiter unter den Investoren – die GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Ungefähr 94 % der ausländischen Investitionen in Polen werden in Form einer GmbH getätigt.

Zweitens müssen Sie die wichtigsten Merkmale Ihrer neuen Gesellschaft festlegen (den Namen, das Gesellschaftskapital, die Vertretungsregeln usw.). Sie können unser Online-Formular zur Gesellschaftsgründung verwenden, das wir Ihnen bei der ersten Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen. Wenn Sie in dieser Phase eine rechtliche Beratung benötigen, können Sie einen unserer Anwälte für Gesellschaftsrecht um Rat fragen.

Drittens müssen Sie alle notwendigen Dokumente zusammenstellen. Oft können wir das jedoch für Sie tun. Die Auswahl der für die Gesellschaftsgründung erforderlichen Dokumente hängt davon ab, wofür Sie sich entscheiden:

• direkt zu investieren (und persönlich Gesellschafter einer polnischen Gesellschaft zu werden) oder
• indirekt zu investieren, d. h. sich über eine Mutter-/Tochtergesellschaft in Polen registrieren zu lassen (und über Ihre ausländische Gesellschaft Gesellschafter der polnischen Gesellschaft zu werden).

Die Liste der erforderlichen Dokumente wird mit dem Anwalt für Gesellschaftsregistrierung festgelegt.

Schließlich müssen Sie auch entscheiden, ob Sie nach Polen reisen, um die Gesellschaftsgründung abzuschließen, oder ob Sie den Prozess aus der Ferne durchführen und die Gesellschaftsgründung einer Anwaltskanzlei anvertrauen.

Warum soll ich eine Gesellschaft in Polen registrieren lassen?

Das polnische Recht bietet eine Vielzahl von Anreizen für jeden Investor, der eine Gesellschaft in Polen registrieren lässt. Die Anreize können in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Die steuerlichen Anreize sind in der Regel für ausländische Investoren am interessantesten:

• eine niedrige Körperschaftssteuer (KSt.) in Höhe von 9 % (für Einkommen bis zu 2 Mio. EUR) und 0 % Steuer bei Gewinnthesaurierung (estnische KSt.),
• 5 % an Steuern für Einkünfte aus Rechten des geistigen Eigentums im Rahmen der Innovation Box,
• Steuererleichterungen für Forschung und Entwicklung (F&E), die einen erhöhten Abzug der förderfähigen Kosten von der Steuerbemessungsgrundlage ermöglichen,
• Investitionen in Sonderwirtschaftszonen (SEZ), die eine Befreiung von der Körperschaftssteuer und von der Grundsteuer bieten.

Darüber hinaus können ausländische Unternehmen von den Merkmalen des polnischen Marktes profitieren:

• die Nummer sechs der größten Volkswirtschaften in der Europäischen Union,
• ein stetig wachsendes BIP (3,1 % im Jahr 2024 und geschätzte 3,5 % für 2025),
• die Nummer fünf der größten Verbrauchermärkte in der EU (38 Mio. Einwohner),
• ein massiver HR-Markt, d. h. eine Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter (ca. 15 Mio. Beschäftigte),
• eine niedrige Arbeitslosenquote auf einem Niveau von 6 % im Jahr 2024,
• ein gut entwickeltes Bildungssystem mit ca. 450 Universitäten und insgesamt 1,3 Mio. Studierenden,
• die Lage in Mitteleuropa an der EU-Grenze mit einem gut ausgebauten Autobahnnetz, 14 zivilen Flughäfen und dem drittgrößten Eisenbahnnetz der EU.

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Unternehmensgründung in Polen – Schnelle Fakten für 2025

Welche Rechtsform einer polnischen Gesellschaft soll ich wählen?

Ausländische Investoren entscheiden sich in der Regel für polnische Kapitalgesellschaften (eine GmbH oder eine AG) und nicht für polnische Personengesellschaften. Dies ist darauf zurückzuführen, dass polnische Kapitalgesellschaften eine eigene Rechtspersönlichkeit und eine Haftungsbeschränkung (der Gesellschafter bzw. der Aktionäre) haben, während die Haftung bei Personengesellschaften unbegrenzt ist.

Wie bereits erwähnt, sind GmbHs in der Regel die bevorzugten Investitionsformen in Polen, dennoch können besondere Merkmale Ihres Projekts (z. B. regulatorische Gründe) zu anderen Entscheidungen führen. Aus diesem Grund stellen wir im Folgenden die verschiedenen Rechtsformen der Gesellschaften vor, damit Sie eine fundierte Entscheidung über die Registrierung Ihrer Gesellschaft in Polen treffen können.

Polnische Kapitalgesellschaften:

1. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z. o.o),
2. Aktiengesellschaft (S.A.),
3. einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.).

Polnische Personengesellschaften:

1. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (S.c.),
2. offene Handelsgesellschaft (Sp.j.),
3. Partnerschaftsgesellschaft (Sp.p.),
4. Kommanditgesellschaft (Sp.k.),
5. Kommanditgesellschaft auf Aktien (S.K.A.).

Andere Rechtsformen:

Ausländische Unternehmen ziehen für ihre Geschäftstätigkeit in Polen zusätzlich zu Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften oft alternative Rechtsstrukturen in Betracht, wie z. B. ein Repräsentanzbüro oder eine Zweigniederlassung.

Welche Dokumente benötige ich, um eine Gesellschaft in Polen zu gründen?

Die Auswahl der Dokumente kann je nach Gesellschaftstyp und besonderen Umständen des Falles variieren. Dennoch benötigen Sie für die Gründung einer Gesellschaft in Polen in der Regel:

• wenn Sie eine Privatperson sind:
  • einen Personalausweis oder Reisepass;
• wenn Sie eine ausländische Gesellschaft vertreten, die eine Tochtergesellschaft in Polen registrieren möchte:
  • einen auszug aus Ihrem örtlichen Handelsregister mit Apostille (oder Legalisierung),
  • einen Personalausweis oder Reisepass.

Wenn Sie ein Unternehmen aus der Ferne registrieren möchten, ohne Polen zu besuchen, können wir den gesamten Anmeldungsprozess online abwickeln. Alternativ können Sie unsere Anwälte mit einer Vollmacht beauftragen, damit Sie sie bei der Gesellschaftsgründung vertreten. Dazu benötigen wir auch eine notarielle Vollmacht, die in Ihrem Wohnsitzland ausgestellt wurde. Unsere Anwaltskanzlei stellt Ihnen eine fertige Vorlage für eine solche Vollmacht zur Verfügung. Eine solche Vollmacht muss apostilliert oder legalisiert werden.

Verfahren zur Registrierung einer Gesellschaft in Polen

Die Erschaffung und Registrierung einer Gesellschaft in Polen gemäß dem Handelsgesellschaftsgesetzbuch umfasst 6 Schritte, die für die Etablierung einer neuen Gesellschaft und die anschließende Eintragung in das Polnische Unternehmensregister (das Landesgerichtsregister – KRS) erforderlich sind.

Die Registrierung von Gesellschaften funktioniert ganz ähnlich wie in anderen Ländern, z. B.: im Vereinigten Königreich: Company House; in den USA, dem Stage of Delaware: Division of Corporation.

Schritt 1 – Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags einer polnischen Gesellschaft

Die erste Phase, in Polen eine Gesellschaft zu gründen, ist die Ausfertigung, d. h. die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags von den Gesellschaftern. Es wird empfohlen, den Gesellschaftsvertrag so zu gestalten, dass er den polnischen Vorschriften für Gesellschaften entspricht.

Die Satzung wird von allen Gesellschaftern durch handschriftliche Unterschrift beim Notar oder digital durch elektronische Unterschrift (oder ePUAP) im dafür vorgesehenen Online-Registrierungsportal ausgefertigt. Die Gesellschafter können sich auch durch Bevollmächtigte oder Anwälte vertreten lassen.

Schritt 2 – Einzahlung des Gesellschaftskapitals

Bei der traditionellen (notariellen) Gesellschaftsregistrierung besteht der zweite Schritt der Gesellschaftsregistrierung in Polen darin, Einzahlungen auf das Gesellschaftskapital des neuen polnischen Unternehmens zu leisten (und eventuelle Überschüsse über den Nennwert der Gesellschaftsanteile – wenn solche zusätzlichen Zahlungen von den Gesellschaftern im Gesellschaftsvertrag vereinbart wurden).

Das Online-Verfahren zur Gesellschaftsregistrierung bietet die Möglichkeit, diesen Schritt an das Ende der Gründungsprozedur zu verschieben, was sehr praktisch ist, da es ermöglicht, das anfängliche Gesellschaftskapital zu decken, nachdem die Gesellschaft bereits beim Registergericht registriert ist.

Eine Einlage besteht in der Regel darin, dass ein vereinbarter Geldbetrag in PLN (in polnischen Złoty) oder einer anderen Währung auf das Bankkonto der Gesellschaft eingezahlt wird. Je nach Vereinbarung der Gesellschafter kann es sich jedoch auch um die Übertragung von Immobilien (z. B. Grundstücke, auf denen eine Fabrik errichtet wird) oder beweglichen Sachen (z. B. Lieferfahrzeuge oder Ausrüstungen) auf die Gesellschaft handeln.

Schritt 3 – Ernennung des Leitungsorgans

Die dritte Stufe der Gesellschaftsgründung in Polen beinhaltet die Ernennung des Leitungsorgans, das aus einem einzelnen Geschäftsführer oder mehreren Mitgliedern des Leitungsorgans bestehen kann. In der Regel handelt jeder Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter und Zeichnungsberechtigter der Gesellschaft. Seine Rechte und Pflichten können im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden.

Die Ernennung des Leitungsorgans kann auf zwei Arten erfolgen:

1. durch einen Beschluss der Hauptversammlung oder
2. durch Beschluss der einzelnen Gesellschafter, wenn der Gesellschaftsvertrag den einzelnen Gesellschaftern ein solches Vorzugsrecht einräumt.

Schritt 4 – Stellen Sie einen Antrag auf Registrierung in das Unternehmensregister in Polen

Die vierte Stufe der polnischen Firmengründung beinhaltet die Einreichung eines Antrags auf Eintragung der Firma in das Landesgerichtsregister (KRS) – d. h. in das polnische Unternehmensregister.

Je nach Art der Gesellschaftsgründung (traditionell oder online) muss der Antrag zusammen mit allen erforderlichen Anlagen über das PRS- oder das S24-Portal eingereicht werden. Die Eintragung neuer Gesellschaften in das Landesgerichtsregister (KRS) erfolgt schneller über das S24-System (in der Regel 48 Stunden), während die Eintragung über das PRS langsamer erfolgt und in der Regel 1-3 Wochen dauert.

Schritt 5 – Erfüllung der Anforderungen nach der Registrierung

Der fünfte Schritt der Gesellschaftsgründung in Polen besteht in der Erfüllung der Anforderungen nach der Registrierung, die neben den grundlegenden Verpflichtungen manchmal auch die Erfüllung strengerer behördlicher Anforderungen und die Einholung von Genehmigungen, Lizenzen oder Konzessionen für bestimmte Arten von Geschäftstätigkeiten beinhaltet.

Die grundlegende Einhaltung der Vorschriften nach der Registrierung umfasst in der Regel:

• CRBR – die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers,
• PCC-3 (zivilrechtliche Transaktionssteuer) – Meldung und Zahlung (Satz 0,5 %),
• NIP-8-Steuermeldung – grundlegende Steuerinformationen,
• VAT-R – MwSt.-Registrierung.

Schritt 6 – Eröffnen Sie ein Bankkonto

Um Ihre Gesellschaft voll funktionsfähig zu machen, müssen Sie ein Bankkonto bei einer der polnischen Banken eröffnen.

Theoretisch ist es nicht zwingend erforderlich, dass eine polnische Gesellschaft ein lokales Bankkonto hat. Praktisch gesehen benötigen Sie jedoch ein lokales polnisches Bankkonto, da nur ein solches Konto die folgenden Funktionen und Vorteile bietet:

• die Fähigkeit, besondere Steuer- und Sozialversicherungszahlungen zu leisten (Module für besondere Steuer- und Sozialversicherungszahlungen)
• das Konto wird im polnischen Steuersystem auf die weiße Liste gesetzt – dies ermöglicht es Ihnen, Zahlungen zu leisten, die als steuerlich absetzbar angesehen werden.

Zentrale Investitionsanreize

Niedrige Körperschaftssteuer

Der Standard-Körperschaftssteuersatz in Polen beträgt 19 %. Kleine Unternehmen (sogenannte kleine Steuerzahler) können jedoch von der ermäßigten 9%igen Körperschaftssteuer profitieren, sofern ihre Einkommen innerhalb eines Steuerjahres den Betrag von 2 Millionen Euro nicht überschritten haben.

0 % Einkommensteuer

Unternehmen, die keine Dividende ausschütten und den Gewinn reinvestieren, müssen keine Körperschaftssteuer (d. h. 0 % Steuer) zahlen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Dies ist das sogenannte estnische KSt., von dem Sie profitieren können, wenn Sie z. B.:

• mehr als 3 Vollzeitangestellte beschäftigen,
• nur natürliche Personen Gesellschafter Ihres Unternehmens sind,
• ihre Einnahmen überwiegend aus dem operativen Geschäft (und nicht aus passivem Einkommen) stammen,
• keine IAS-Abschlüsse erstellen,
• kein Kredit- oder Finanzinstitut sind,
• nicht in einer Sonderwirtschaftszone tätig sind,
• eine Meldung an das zuständige Finanzamt gemacht haben.

IP-Box und F&E-Erleichterung

Wenn Ihre Gesellschaft eine Schöpferin geistigen Eigentums ist, können Sie bestimmte Verfahren einführen (u. a. einen IP Tracking Record), die es Ihnen ermöglichen, den Körperschaftssteuersatz auf 5 % zu senken. Wenn Ihr Unternehmen Forschungs- und Entwicklungsprojekte durchführt, können Sie von erhöhten steuerlich absetzbaren Ausgaben (bis zu 200 %) profitieren, die – in der Tat – Ihre Körperschaftssteuer erheblich senken werden.

Sonderwirtschaftszonen

Sonderwirtschaftszonen sind separate Teile Polens (z. B. Industrieparks, Technologieparks, Investitionsparks), in denen Geschäfte zu Vorzugsbedingungen aufgenommen werden können. Die Leistungen werden mit der Verwaltungsstelle der ausgewählten Zone vereinbart. Die wichtigsten Anreize sind Ermäßigungen oder Befreiungen von der Grund- und der Körperschaftssteuer.

Verpflichtungen nach der Gesellschaftsregistrierung

E-Signatur für das Leitungsorgan

Jedes Mitglied des Leitungsorgans muss ein ePUAP-Konto oder eine elektronische Signatur, die eIDAS-konform ist, haben. Die E-Signatur wird mindestens einmal im Jahr verwendet, um die Jahresabschlüsse des polnischen Unternehmens zu unterzeichnen und einzureichen.

Es ist wichtig zu betonen, dass die meisten der weltweit anerkannten Anbieter von elektronischen Signaturen keine Produkte anbieten, die mit dem polnischen Recht konform sind. Unsere Agenten können für Sie die elektronische Unterschrift bei dem Treffen oder der Telefonkonferenz arrangieren.

UBO-Erklärung

Im Rahmen der Anti-Geldwäsche-Verpflichtungen ist es obligatorisch, die Grunddaten des wirtschaftlichen Eigentümers des neu gegründeten Unternehmens innerhalb von 7 Tagen ab dem Zeitpunkt der Registrierung im KRS zu melden. Der Bericht wird dem polnischen UBO-Register (CRBR) vorgelegt.

Meldung und Zahlung der Transaktionssteuer

Die Eintragung einer Gesellschaft in Polen löst die Verpflichtung zur Zahlung der zivilrechtlichen Transaktionssteuer in Höhe von 0,5 % des Gesellschaftskapitals aus. Die Steuererklärung ist innerhalb von 14 Tagen ab dem Tag der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags einzureichen und die Steuern sind zu zahlen.

MwSt.-Registrierung

Die Registrierung für MwSt. und EU-MwSt. im VIES ist zwar nicht obligatorisch, aber in der Praxis erforderlich, um eine normale Geschäftstätigkeit in Polen auszuüben. Die MwSt.-Registrierung erfordert in der Regel 1-3 Wochen und die Einreichung des ordnungsgemäß unterzeichneten VAT-R-Formulars beim Finanzamt zusammen mit dem Nachweis der Firmenadresse (z. B. einem Mietvertrag).

Online-Gesellschaftsgründung

Die Fernregistrierung von Unternehmen in Polen ist möglich. DKP bietet im Gegensatz zu anderen beliebten Anbietern einen einzigartigen Service für die Fernregistrierung von Gesellschaften sowohl für natürliche Personen als auch für juristische Personen als Gesellschafter.

Durch unsere innovative Software und technischen Lösungen ermöglichen wir eine vollständige Gesellschaftsregistrierung komplett online, ohne dass Sie nach Polen reisen müssen. Unser rationalisiertes Verfahren ermöglicht die Registrierung von Gesellschaften innerhalb von nur 1-3 Werktagen und bietet damit eine schnelle und effiziente Lösung für Unternehmen, die schnell und reibungslos in den polnischen Markt eintreten wollen.

Registrierung einer Treuhandgesellschaft in Polen

Unser Service für die Registrierung von Treuhandgesellschaften in Polen bietet eine schnelle Gründung innerhalb von 1-5 Arbeitstagen, wobei eine neue, maßgeschneiderte Gesellschaft auf der Grundlage der Kundenspezifikationen (z. B. Art, Name, Kapital, Standort) erstellt wird.

Wir gründen die Gesellschaft unter dem Namen unserer Anwaltskanzlei, halten die Gesellschaftsanteile treuhänderisch und ernennen sofort die vom Mandanten benannten Geschäftsführer, sodass der Mandant von Anfang an die volle Kontrolle hat. Die Gesellschaftsanteile werden zum frühestmöglichen Zeitpunkt an die designierten Begünstigten übertragen.

Dieser Service kommt unseren Mandanten zugute, da er langwierige Standardverfahren umgeht, den bürokratischen Aufwand reduziert und eine schnelle, risikofreie Einrichtung gewährleistet, während gleichzeitig strenge rechtliche Standards und Verhaltensregeln eingehalten werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorratsgesellschaft und einer Treuhandgesellschaft?

Der Unterschied besteht darin, dass eine Vorratsgesellschaft eine fertige Gesellschaft ist, die darauf wartet, dass ein Kunde sie kauft, während Sie bei der treuhänderischen Gründung eine brandneue Gesellschaft erhalten, die im Schnellverfahren auf Ihren speziellen Auftrag hin gegründet wird. Die Gesellschaft wird nur auf Ihre spezielle Anweisung hin gegründet. Außerdem ist sie mit allen Funktionen ausgestattet, die Sie auswählen.

Warum den Gesellschaftsgründungsservice von DKP?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie unsere Rechtsanwaltskanzlei als Gesellschaftsgründungsdienstleister wählen sollten:

• Wir sind einer der wenigen Anbieter in Polen, die über eine technische Lösung verfügen, die es ermöglicht, Gesellschaften vollständig aus der Ferne zu registrieren, auch für die Anteilseigner einer Gesellschaft.
• Wir haben 30 Jahre Erfahrung in der Erbringung von Gesellschaftsgründungen auf dem polnischen Markt.
• Wir sind einheimische Experten, und keine ausländischen Registrierungsanbieter ohne Präsenz in Polen.
• Wir sind eine Anwaltskanzlei (keine Gesellschaftsregistrierungsagentur), unsere Juristen sind qualifizierte Rechtsberater und Prozessanwälte, die bei den Anwaltskammern und Anwaltsvereinigungen eingetragen sind.
• Wir sind ein „One-Stop-Shop“, d. h. wir bieten juristische Dienstleistungen als Anwaltskanzlei an, und das angeschlossene Unternehmen DPG bietet Steuer-, Lohnbuchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen.
• Wir sind mit einer Reihe von Preisen für Gesellschaftsdienstleistungen ausgezeichnet worden und werden von weltweit anerkannten Mandanten, die uns vertrauen, geschätzt.

Gründung, Errichtung und Registrierung einer Gesellschaft

Die oben aufgeführten Begriffe – Gesellschaftsgründung, Gesellschaftserrichtung und Gesellschaftsregistrierung – sehen ähnlich aus. In der Alltagssprache werden sie alle mit einem Ereignis in Verbindung gebracht – nämlich der Etablierung einer Gesellschaft. In der juristischen Terminologie haben sie jedoch leicht unterschiedliche Bedeutungen:

• Die Gesellschaftsgründung ist ein informeller Begriff, der den gesamten Prozess der Gesellschaftsgründung beschreibt.
• Die Gesellschaftserrichtung ist mit der Ausfertigung des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung verbunden – was in der Praxis die Existenz der Gesellschaft begründet.
• Die Gesellschaftsregistrierung ist mit dem Registrierungsprozess beim KRS (Handelsregister) verbunden.

Kontaktieren Sie unsere Anwälte für Gesellschaftsgründungen

Anfragen zur Gesellschaftsregistrierung richten Sie bitte an: info@dudkowiak.com. Wir werden unser Bestes tun, um Ihre E-Mail innerhalb von 24 h zu beantworten.

FAQ – Unternehmensregistrierung in Polen