Aktualisiert: 25.03.2024
Die Regelung der ortsungebundenen Arbeit in Polen
Am 7. April 2022 trat in Polen die lang erwartete gesetzliche Regelung der ortsungebundenen Arbeit in Kraft. Das polnische Arbeitsgesetzbuch wurde geändert und ein ganz neuer Abschnitt über ortsungebundene Arbeitnehmer eingeführt. Gleichzeitig wurden die „alten Bestimmungen“ zur sogenannten Telearbeit aufgehoben und liefen aus.
Gibt es in Polen eine Regelung für ortsungebundene Arbeit?
Ja. In Polen gibt es seit 2023 eine Regelung für ortsungebundene Arbeit. Wird die Arbeit ganz oder teilweise außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten ausgeführt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Aspekte dieser Arbeit, einschließlich der Kosten, der Bereitstellung von Ausrüstung oder der Instandhaltung, zu vereinbaren.
Definition der ortsungebundenen Arbeit
Ortsungebundene Arbeit wird definiert als Arbeit, die ganz oder teilweise an einem vom Arbeitnehmer festgelegten Ort, der jedes Mal mit dem Arbeitgeber vereinbart wird, verrichtet wird, einschließlich der Wohnadresse des Arbeitnehmers, unter Verwendung von Mitteln der direkten Fernkommunikation.
Wie kann man Regeln für die ortsungebundene Arbeit einführen?
Der Arbeitgeber legt die Regeln für die ortsungebundene Arbeit fest, und zwar:
- in einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der Gewerkschaftsorganisation des Unternehmens oder
- in Vorschriften für die ortsungebundene Arbeit (in einem Handbuch) oder
- in einer Anweisung, ortsungebundene Arbeit zu leisten, oder
- in einer mit dem Arbeitnehmer getroffenen Vereinbarung.
Eine Vereinbarung von ortsungebundener Arbeit mit einem bestimmten Arbeitnehmer
Ortsungebundene Arbeit darf mit dem Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Abschlusses des Arbeitsvertrags oder im Laufe des Arbeitsverhältnisses vereinbart werden.
Auf individuellen Wunsch des Arbeitnehmers darf auch gelegentlich ortsungebundene Arbeit geleistet werden, jedoch nicht länger als 24 Tage im Kalenderjahr.
Leistungen an ortsungebundene Arbeitnehmer
Das neue Recht führt drei Arten von obligatorischen Leistungen für ortsungebundene Arbeitnehmer ein:
- die Bereitstellung von Ausrüstung,
- die Instandhaltung der Ausrüstung und
- die Erstattung der Betriebskosten (der laufenden Ausgaben).
Das neue Recht regelt nicht genau, wie die Kosten für ortsungebundene Arbeit zu erstatten sind und lässt den Arbeitgebern in dieser Hinsicht einen gewissen Ermessensspielraum.
Die Ausrüstung bei ortsungebundener Arbeit
Was die Verpflichtung zur Bereitstellung von Ausrüstung für einen ortsungebundenen Arbeitnehmer betrifft, so sieht das Recht alternative Lösungen für die Ausrüstung vor:
- Der Arbeitgeber stellt die für die Ausführung der ortsungebundenen Arbeit erforderliche Ausrüstung zur Verfügung und trägt die Kosten dafür oder
- der Arbeitnehmer arbeitet mit seiner eigenen Ausrüstung und erhält ein sogenanntes „Äquivalent“ oder einen von den Parteien vereinbarten Pauschalbetrag.
Installation und Instandhaltung
Die Ausrüstung / das Werkzeug des ortsungebundenen Arbeitnehmers muss instand gehalten werden, und die neuen polnischen arbeitsrechtlichen Vorschriften bieten hier drei alternative Lösungen:
- Der Arbeitgeber stellt die Ausrüstung zur Verfügung und übernimmt die Kosten für dessen Installation und Instandhaltung oder
- der Arbeitnehmer sorgt für die Installation und Instandhaltung der Ausrüstung, der Arbeitgeber trägt jedoch die damit verbundenen Kosten, oder
- der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer einen von den Parteien vereinbarten Pauschalbetrag.
Die laufenden Ausgaben
Einem Arbeitnehmer, der ortsungebunden arbeitet, entstehen sogenannte „laufende Ausgaben“, zu denen in der Regel solche für Strom und Telekommunikationsdienstleistungen gehören. Das Recht sieht hier zwei alternative Lösungen vor:
- Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für den Strom und die Telekommunikationsdienstleistungen in Form eines sogenannten „Äquivalents“ oder
- der Arbeitgeber zahlt einen von den Parteien vereinbarten Pauschalbetrag.
Die laufenden Ausgaben im Zusammenhang mit der ortsungebundenen Arbeit
Die meisten Arbeitgeber übernehmen die Kosten für Ausrüstung und Instandhaltung, daher drehen sich die meisten Streitigkeiten um die laufenden Ausgaben. Die Bestimmungen über die ortsungebundene Arbeit regeln in keiner Weise die Höhe des Gegenwerts oder des Pauschalbetrags für eine ortsungebundene Arbeit. Die neuen Bestimmungen besagen lediglich, dass bei der Festlegung der Höhe des Äquivalents oder der Pauschale folgende Faktoren berücksichtigt werden: die Verbrauchsstandards für Materialien und Arbeitsmittel, einschließlich technischer Geräte, deren dokumentierte Marktpreise und die Menge des für den Bedarf des Arbeitgebers verwendeten Materials und die Marktpreise dieses Materials sowie die Stromverbrauchsstandards und die Kosten für Telekommunikationsdienste.
Das Äquivalent für ortsungebundene Arbeit
Bei der Wahl der Option, ein Äquivalent für ortsungebundene Arbeit zu zahlen, wird auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer vorgelegten Strom- und Internetrechnungen jeden Monat berechnet, welche Kosten dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der ortsungebundenen Arbeit entstanden ist. Es handelt sich also um eine 1:1-Methode zur Deckung der anfallenden Kosten. Der entsprechende Satz ändert sich aufgrund der Entwicklung der Energiepreise und des Energieverbrauchs praktisch jeden Monat. Wenn der Arbeitgeber diese Option wählt, darf er eine Formel entwickeln, die die Berechnung des Äquivalents beschleunigt, indem er das Verhältnis von Arbeitstagen und -stunden zu den restlichen Tagen des Monats berücksichtigt. Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass dieser Betrag für jeden Arbeitnehmer unterschiedlich hoch sein wird, was für den Arbeitgeber einen höheren Aufwand bedeutet.
Die Pauschale für ortsungebundene Arbeit
Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, einen Pauschalbetrag für ortsungebundene Arbeit zu zahlen – d. h. einen festen monatlichen Betrag, der den durchschnittlich erwarteten Kosten für die ortsungebundene Arbeit entspricht. Diese Lösung wird von den meisten Arbeitgebern bevorzugt, da sie zwar mit gewissen Zugeständnissen seitens des Arbeitgebers verbunden ist (keine Überprüfung der genauen entstandenen Kosten), aber es dem Arbeitgeber ermöglicht, die Anzahl der Formalitäten zu reduzieren, die mit der Ermittlung und Zahlung des Äquivalents verbunden sind.
Wenn es darum geht, die Höhe des Pauschalbetrags zu bestimmen, setzt sich dieser, wie im Falle des Äquivalents, aus zwei Elementen zusammen: den Internet- und den Stromkosten. Im Falle eines Pauschalbetrags ist es auch wichtig zu bestimmen, ob der Betrag bei Krankheit oder Abwesenheit des Arbeitnehmers gekürzt wird.
Der Pauschalbetrag fürs Internet
Um diese Kosten zu ermitteln, sollte der Arbeitgeber herausfinden, welche Tarife auf dem Markt in einer bestimmten Stadt gelten – z. B. sollte er mehrere verschiedene Anbieter überprüfen und die monatlichen Kosten, die dem Arbeitnehmer unter Berücksichtigung von 8 Stunden Arbeit an 5 Tagen pro Woche entstehen, berechnen. Nach den Berechnungen der HR-Portale können sich diese Kosten auf ca. 13 PLN pro Monat belaufen.
Der Pauschalbetrag für den Strom
Um diese Kosten zu ermitteln, sollte der Arbeitgeber herausfinden, wie hoch der Stundensatz für Computerarbeit ist, und ihn dann auf 8 Stunden Arbeit an 5 Tagen pro Woche umrechnen. Auf HR-Portalen wird derzeit angegeben, dass eine Stunde Computerarbeit etwa 0,30-0,35 PLN kostet, was einen Betrag von 2,40-2,80 PLN pro Tag ergibt. Bei 21 Arbeitstagen im Monat sind das etwa 60 PLN (unter Annahme des Höchstsatzes).
Es wird berichtet, dass derzeitig die Beträge der Pauschale auf dem Markt zwischen 30 und 90 PLN für einen Arbeitnehmer liegen, der vollständig ortsungebunden (an 5 Tagen pro Woche) arbeitet. Die Höhe des Pauschalbetrags variiert je nach Stadt und Branche.
FAQ – Ortsungebundene Arbeit in Polen
Was sind die obligatorischen Leistungen für Arbeitnehmer, die in Polen ortsungebunden arbeiten?
Den Arbeitnehmern, die in Polen ortsungebunden arbeiten, werden die Ausrüstung, die Instandhaltung der Ausrüstung und die Erstattung der laufenden Kosten zur Verfügung gestellt.
Ist ein Arbeitgeber verpflichtet, interne Regeln für ortsungebundene Arbeit an einem bestimmten Arbeitsplatz festzulegen?
Ja. Es ist für jedes Unternehmen verpflichtend, eine Regelung für ortsungebundene Arbeit zu haben, wenn das Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt, die ortsungebunden arbeiten. Solche Regeln können auf verschiedene Weise angenommen werden (z. B. durch eine Vereinbarung oder eine interne Regelung).
