Einrichtung eines Softwareentwicklungszentrums in Polen | Leitfaden zum IT-Outsourcing

Aktualisiert: 20.06.2024

Warum in Polen investieren?

Seit dem Zusammenbruch des kommunistischen Regimes in Mittelosteuropa hat sich Polen zu einem führenden Land in der Region entwickelt. In den letzten drei Jahrzehnten hat sich das Bruttoinlandsprodukt (BIP) Polens mehr als verzehnfacht und ist von 65 Milliarden Dollar im Jahr 1990 auf 690 Milliarden Dollar im Jahr 2023 gestiegen.

Im Vergleich dazu wuchs die Wirtschaft in Ungarn und Tschechien um das Fünffache bzw. Siebenfache. Die Hauptgründe, warum ausländische Investitionen Polen so häufig treffen, sind:

→ die strategisch zentrale Lage

Die zentrale Lage Polens in der Region Mittel- und Osteuropa (MOE), die an Deutschland, Tschechien, die Slowakei, die Ukraine, Belarus, Litauen und Russland grenzt, macht das Land zu einem erstklassigen Standort für Investitionen und Geschäftstätigkeiten.

→ der Zugang zur Ostsee

Der direkte Zugang zur Ostsee wird durch die großen Seehäfen in Danzig, Gdingen, Stettin und Swinemünde erleichtert, was die Handels- und Transportmöglichkeiten verbessert.

→ die fortgeschrittene Infrastruktur

Polen verfügt über ein gut ausgebautes Autobahnnetz von 5.000 km Länge und ein umfangreiches Eisenbahnnetz von 20.000 km Länge, das effiziente Transport- und Logistiklösungen bietet.

→ die rechtliche und politische Stabilität

Als Mitglied der Europäischen Union (EU) und der NATO bietet Polen ein stabiles rechtliches und politisches Umfeld, das Investoren Sicherheit und Berechenbarkeit bietet.

→ ein reichhaltiger Talentpool

Mit 17,3 Millionen Erwerbstätigen verfügt Polen im Vergleich zu anderen osteuropäischen Ländern über eine große Zahl qualifizierter Arbeitskräfte, was das Land zu einem attraktiven Ziel für Unternehmen macht, die auf der Suche nach Humanressourcen sind.

→ ein großer Verbrauchermarkt

Polen verfügt über einen bedeutenden Verbrauchermarkt mit über 38 Millionen Einwohnern und einem stetigen Zustrom von Auswanderern aus osteuropäischen Ländern, was erhebliche Geschäfts- und Wachstumsmöglichkeiten bietet.

Warum ist das Outsourcing der Softwareentwicklung nach Polen so beliebt?

Die Einstellung von Software-Entwicklern in Polen durch internationale Konzerne ist aus mehreren Gründen immer beliebter geworden:

1. Ein hochwertiges Bildungssystem. Mehr als 300 polnische technische Universitäten bringen viele hochqualifizierte Absolventen in Informatik und verwandten Bereichen hervor, die einen soliden IT-Talentpool polnischer Software-Entwickler und Software-Ingenieure bilden.
2. Ein massiver IT-Expats-Knotenpunkt. Polen wurde zu einem der wichtigsten Ziele für die Umsiedlung talentierter Entwickler aus der Ukraine, Belarus und Russland. Es ist eines der beliebtesten Ziele für die Auslagerung von Dienstleistungen, da es über einen großen Talentpool mit guten technischen Fähigkeiten und einer technischen Ausbildung verfügt.
3. Qualifizierte Arbeitskräfte. Polnische Entwickler sind für ihr technisches Können und ihre Problemlösungsfähigkeiten bekannt. Gesellschaften auf dem internationalen Markt schätzen lokale Entwickler vor allem deshalb, weil polnische Entwickler mit gängigen Programmiersprachen und Hightech-Kenntnissen arbeiten, die alle Projektanforderungen auf dem IT-Markt erfüllen.
4. Die Kosteneffizienz. Im Vergleich zu Westeuropa und den Vereinigten Staaten sind die Kosten für die Einstellung von Entwicklern in Polen niedriger.
5. Die kulturelle Kompatibilität. Die kulturellen und geschäftlichen Gepflogenheiten in Polen ähneln denen in Westeuropa und Nordamerika.
6. Der Zeitzonenvorteil. Die Zeitzone Polens (die mitteleuropäische Zeit) ist günstig für die Koordinierung mit europäischen und nordamerikanischen Büros. Durch diese Überschneidung der Arbeitszeiten wird die Zusammenarbeit in Echtzeit leichter möglich.
7. Ausgeprägte Englisch-Kenntnisse. Viele polnische Software-Entwickler beherrschen die englische Sprache, was für internationale Projekte und die Kommunikation entscheidend ist.
8. Ein wachsendes IT-Ökosystem. Polen hat eine schnell wachsende Tech-Industrie mit einem robusten Ökosystem von IT-Unternehmen, Start-ups, Softwarefirmen und Tech-Hubs.
9. Ein Steueranreiz für Technologieunternehmen. Die polnische Regierung zieht IT-Investoren mit Steueranreizen wie IP Box, F&E-Entlastung und Sonderwirtschaftszonen an.

Diese Faktoren zusammen machen Polen zu einem attraktiven Ziel für Gesellschaften, die qualifizierte Software-Entwickler suchen. Infolge der oben genannten Faktoren haben große IT-Unternehmen in Polen investiert, darunter:

• Google (Warschau, Krakau),
• Microsoft (Warschau, Breslau),
• IBM (Warschau, Krakau),
• Intel (Danzig),
• Cisco (Krakau),
• Amazon (Warschau),
• HP Inc. und HPE (mehrere Städte),
• Capgemini (Krakau, Breslau, Posen),
• SAP (Warschau, Gliwice),
• Accenture (Warschau, Krakau).

Diese Gesellschaften haben Büros und Entwicklungszentren eingerichtet und damit wesentlich zum Wachstum der polnischen IT-Industrie beigetragen.

IT-Hubs in Polen – welche Städte ziehen die meisten IT-Investoren an?

Der polnische IT-Sektor beschäftigt etwa 600.000 Menschen, mit den Haupt-Hubs in Warschau (110.000 IT-Beschäftigte), Krakau (55.000 IT-Beschäftigte) und Breslau (40.000 IT-Beschäftigte).

Zu den wichtigsten Sektoren gehören FinTech, Softwareentwicklung, Gaming und E-Commerce-Gaming. Andere erwähnenswerte Hubs sind Posen, Danzig und Lodz, die zu Polens wachsender IT-Industrie beitragen.

Beschäftigungsformen für polnische Software-Entwickler

Das rechtliche Umfeld für die Beschäftigung von Software-Entwicklern ist in Polen im Vergleich zu anderen Ländern etwas anders. Nach den neuesten Statistiken:

• arbeiten ungefähr 65 % der Software-Entwickler in Polen im Rahmen von B2B-Verträgen (Business-to-Business).
• sind nur etwa 35 % über traditionelle Arbeitsverträge beschäftigt.

Die Vorliebe für B2B-Verträge unter Software-Entwicklern lässt sich auf die deutlich niedrigeren Kosten für Steuern und Sozialabgaben zurückführen, die mit dieser Form der Beschäftigung verbunden sind. Infolgedessen verbleibt ein größerer Teil des Budgets beim Software-Entwickler (Auftragnehmer). Zur Zahlensimulation siehe unten.

Ist es legal, Software-Entwickler auf der Grundlage von B2B-Verträgen einzustellen?

Die Einbindung von Software-Entwicklern durch B2B-Vereinbarungen ist in Polen eine gängige Praxis, die von den Behörden weitgehend akzeptiert wird. Trotz mehrfacher Versuche der polnischen Regierung, B2B-Verträge einzuschränken, um die Umgehung des Arbeitsrechts zu verhindern, sind diese Bemühungen aufgrund des politischen und sozialen Widerstands erfolglos geblieben.

Nach Ansicht von Rechtsexperten ist die Beauftragung von Software-Entwicklern über B2B-Verträge unter den folgenden Bedingungen rechtmäßig:

• Unabhängigkeit und Selbstständigkeit – Die Auftragnehmer müssen bei ihrer Arbeit und Aufgabenerfüllung ein hohes Maß an Unabhängigkeit und Selbstständigkeit bewahren.
• Fehlende Unterordnung – Die Auftragnehmer dürfen nicht unter den für ein Arbeitsverhältnis typischen Bedingungen der Unterordnung arbeiten. Sie müssen die Kontrolle darüber haben, wie und wann sie ihre Aufgaben erfüllen.
• Unverwechselbare Vertragsbedingungen – Die Vertragsbedingungen sollten eine B2B-Beziehung widerspiegeln, die sich deutlich von denen in Arbeitsverträgen unterscheidet und Unterschiede bei Leistungen, Rechten und Pflichten beinhaltet.

Was ist der Unterschied zwischen den Kosten für einen Software-Entwickler, der im Rahmen eines B2B-Vertrags und eines Arbeitsvertrags eingestellt wird?

Wie Sie in der unten stehenden Tabelle sehen können – bei einem monatlichen Gesamtbudget von 15.000 PLN für einen Software-Entwickler:

• erhält ein Arbeitnehmer ca. 9.000 PLN, die restlichen Beträge sind Steuern und Beiträge,
• erhält ein B2B-Auftragnehmer ca. 11.000 PLN, die restlichen Beträge sind Steuern (wir haben eine für IT-Programmierer typische Pauschalsteuer von 12 % angenommen) und Beiträge.

Es ist erwähnenswert, dass im Falle von Arbeitsverträgen alle oben genannten Zahlen vom Arbeitgeber berechnet und einbehalten werden, während im Falle von B2B-Anbietern alle oben genannten Zahlen vom B2B-Anbieter selbst berechnet und einbehalten werden.

Infolgedessen verbleibt der Verwaltungs- und Abrechnungsaufwand auf der Seite des Arbeitgebers, wenn es sich um einen Arbeitsvertrag handelt, und des B2B-Anbieters, wenn es sich um einen B2B-Vertrag handelt.

Wie hoch sind die Kosten für Software-Entwickler in Polen?

Die Kosten für Junior-Software-Entwickler in Polen beginnen bei ca. 25.000 USD jährlich, während Senior-Entwickler ca. 75.000 USD jährlich kosten.

Kleine Unternehmen – wie lagern sie die Software-Entwicklung nach Polen aus?

Kleine Unternehmen, die 1 bis 10 Software-Entwickler in Polen einstellen wollen, tun dies in der Regel, ohne eine Gesellschaft oder Zweigniederlassung vor Ort zu gründen.

Dies wird häufig durch eine von zwei Methoden erreicht:

1. den Abschluss von B2B-Verträgen mit lokalen Software-Entwicklern.
2. die Einstellung von Beschäftigten im Rahmen von Arbeitsverträgen.

Die zweite Option ist ohne die Registrierung einer Gesellschaft vor Ort möglich, erfordert aber, dass sich das ausländische Unternehmen als Arbeitgeber bei der ZUS (der polnischen Sozialversicherungsanstalt) registriert und einen polnischen Lohnverrechnungsdienstleister mit der Verwaltung der monatlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge beauftragt.

Dies löst in der Regel die Verpflichtung aus, ein Bankkonto in Polen zu eröffnen, um Steuer- und Beitragszahlungen über bestimmte Zahlungskanäle zu ermöglichen.

Aufgrund rechtlicher Bedenken und Risiken wird der Einsatz eines Employers of Record (EoR) in Polen nicht empfohlen und daher hier nicht behandelt.

Wann sollten wir unsere eigene Registrierung in Polen vornehmen?

Die Bestimmung des richtigen Zeitpunkts für die Eröffnung einer Gesellschaft vor Ort oder einer Zweigniederlassung in Polen hängt von den spezifischen Umständen Ihres Geschäfts ab. Unsere Rechtsexperten raten jedoch generell zu diesem Schritt, wenn:

• Ihr Team auf 10 oder mehr Software-Entwickler anwächst, oder
• Sie ein Büro in Polen für Ihr Personal mieten, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.

Diese Situationen können als Gründung einer ständigen Niederlassung (PE) in Polen angesehen werden, was Steuer-, Buchhaltungs- und Berichtspflichten auslösen würde.

Außerdem empfehlen wir die Gründung einer lokalen Gesellschaft, wenn Ihre Software-Entwickler im Rahmen von Arbeitsverträgen angestellt sind oder werden.

Die Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen durch ein ausländisches Unternehmen erfordert mehrere Schritte, einschließlich der Registrierung eines ausländischen Arbeitgebers und der Eröffnung eines Bankkontos, sowie die Übernahme von Kosten, wie z. B. Gebühren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Daher kann die Gründung einer lokalen Gesellschaft diese Prozesse rationalisieren und die Verwaltung effizienter gestalten.

Gründung eines eigenen Software-Entwicklungsunternehmens in Polen

Wenn Sie sich entschließen, in Polen Geschäfte zu machen, indem Sie ein lokales Software-Entwicklungsservicezentrum einrichten, haben Sie zwei primäre rechtliche Strukturen zur Auswahl:

• eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH),
• die Gründung einer Zweigniederlassung.

Andere Rechtsformen sind nicht gebräuchlich und sollten daher nicht näher betrachtet werden. Statistiken zeigen, dass 95 % der Investoren in Polen GmbHs für ihre Unternehmungen bevorzugen, 3 % entscheiden sich für Zweigniederlassungen und die restlichen 2 % nutzen andere Rechtsformen.

Welche Rechtsform bietet mehr Vorteile für ein Unternehmen – eine Zweigniederlassung oder eine GmbH?

Die Entscheidung zwischen der Gründung einer Zweigniederlassung oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter von der Art des Unternehmens, rechtlichen und steuerlichen Erwägungen sowie den strategischen Zielen der Gesellschaft.

Die GmbH ist jedoch in der Regel die bessere Option, da sie eine Haftungsbeschränkung, betriebliche Flexibilität und eine höhere Glaubwürdigkeit auf dem lokalen Markt bietet.

Eine Zweigniederlassung wird typischerweise von Gesellschaften gewählt, die ausländische Lizenzen oder Versicherungen nutzen wollen, die dem Mutterunternehmen bereits erteilt wurden.

Nachteile einer separaten Registrierung der Software-Entwicklung

Die separate Registrierung für ein Software-Entwicklungsunternehmen kann mehrere Herausforderungen mit sich bringen. Zwei Hauptnachteile sind dabei besonders hervorzuheben:

1. Formalistisches Rechnungslegungs- und Steuersystem

Der Prozess beinhaltet die Einhaltung eines überaus formalistischen Rechnungslegungs- und Steuersystems, das die Einhaltung von Fristen und die genaue Erfassung selbst kleinster Ausgaben erfordert. Dies kann besonders mühsam sein, da es einen erheblichen Verwaltungsaufwand erfordert, um die Einhaltung der strengen Vorschriften zu gewährleisten.

Um diese Komplexität zu bewältigen, verlassen sich Unternehmen häufig auf professionelle Outsourcing-Unternehmen, die diese Prozesse vereinfachen können. Dies bedeutet jedoch zusätzliche Kosten und Abhängigkeit von externen Anbietern.

2. MwSt.-Erstattung

Eine weitere kleine Herausforderung könnte das Verfahren zur Erlangung der MwSt.-Erstattung sein. Lokale Software-Entwicklungsunternehmen sind in der Regel gezwungen, in regelmäßigen Abständen MwSt.-Erstattungen zu beantragen, was dazu führen kann, dass ein Teil ihrer Mittel vorübergehend eingefroren wird.

Dies ist darauf zurückzuführen, dass die lokalen Tochterunternehmen zwar Mehrwertsteuer zahlen (zu den Preisen / Gebühren, die sie abdecken), diese aber nicht anfallen (da sie nicht vor Ort verkaufen). Das bedeutet, dass die Auftragnehmer dem örtlichen Unternehmen eine Mehrwertsteuer von 23 % in Rechnung stellen, die zwar erstattungsfähig ist, für die aber ein Erstattungsantrag gestellt werden muss und auf die Erstattung gewartet werden muss.

Die Erstattung kann in der Regel durch Verrechnung erfolgen, ist aber für lokale Kostenstellen, die keine Waren vor Ort verkaufen, am häufigsten nicht möglich. Dies ist ein Standardverfahren für Software-Entwicklungsunternehmen in Polen und kann sich auf den Cashflow und die Finanzplanung auswirken.

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass diese Nachteile gleichermaßen für beide Formen der Registrierung gelten: für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und für eine Zweigniederlassung.

Typische Steuer- und Finanzierungsstruktur. Beziehung zwischen dem Mutterunternehmen und dem polnischen Software-Entwicklungszentrum

1. Finanzierung

Die Finanzierung des lokalen polnischen Software-Entwicklungstochterunternehmens erfolgt in der Regel durch:

• Vorauszahlungen für künftige Dienstleistungen und monatliche oder vierteljährliche Abrechnungen oder
• konzerninterne Darlehen mit angemessenem Zinssatz;
• bei Kapitalzuführungen fallen in der Regel 0,5 % Transaktionssteuer an.

2. Konzerninterne Zahlungen

Das polnische Software-Entwicklungsunternehmen erhält eine Vergütung für die Dienstleistungen, die es für das Mutterunternehmen erbringt. Die Beziehung zwischen dem polnischen Tochterunternehmen und dem Mutterunternehmen basiert daher in der Regel auf den folgenden Grundsätzen, um die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen:

• Die Beziehungen zwischen dem Mutterunternehmen und dem polnischen Tochterunternehmen beruhen auf einer Konzernvereinbarung.
• Das polnische Unternehmen stellt dem Mutterunternehmen monatlich oder vierteljährlich Rechnungen für die Dienstleistungen, die es für das Mutterunternehmen erbringt.
• Die Dienstleistungsrechnung enthält einen Aufschlag, der häufig auf der Grundlage einer „Kosten-Plus“-Basis berechnet wird, d. h. zuzüglich einer angemessenen Marge.
• Sollten die Dienstleistungen die Verrechnungspreis-Schwellen (2.000,000 PLN für Dienstleistungen) überschreiten, ist eine Verrechnungspreisdokumentation einschließlich einer Benchmark-Studie für die Marge zu erstellen.

Polen: Ihr nächstes erstklassiges Ziel für Investitionen und Outsourcing der Software-Entwicklung

Polen hat sich aufgrund seiner strategischen Lage, seiner fortschrittlichen Infrastruktur, seiner rechtlichen und politischen Stabilität und seines großen Pools an qualifizierten Talenten zu einem bevorzugten Ziel für ausländische Investitionen und das Outsourcing von Softwareentwicklung entwickelt.

Der IT-Sektor des Landes floriert mit den Hauptknotenpunkten in Warschau, Krakau und Breslau, die große technologiebasierte Unternehmen wie Google, Microsoft und IBM anziehen. Die meisten Software-Entwickler in Polen arbeiten im Rahmen von B2B-Verträgen, die Kosteneffizienz und Flexibilität bieten.

Für Unternehmen, die eine lokale Präsenz aufbauen wollen, ist die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) im Allgemeinen vorteilhafter als die Gründung einer Zweigniederlassung, da sie Haftungsschutz und operative Flexibilität bietet.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen von der strategischen Lage Polens, der fortschrittlichen Infrastruktur, und dem qualifizierten Talentpool profitieren kann.

FAQ – Einrichtung eines Software-Entwicklungszentrums in Polen