Aktualisiert: 05.06.2024
Eine Repräsentanz in Polen ist eine Außenstelle eines ausländischen Unternehmens, die zur Durchführung von Werbe- und Marktforschungsaktivitäten eingerichtet ist. Es ist nicht gestattet, Verkäufe zu tätigen oder Dienstleistungen zu erbringen.
Das Registrierungsverfahren dauert in der Regel etwa einen Monat und erfordert die Genehmigung des Wirtschaftsministers. Eine Repräsentanz dient als eine leichte Form der Geschäftsexpansion auf dem polnischen Markt.
Repräsentanz in Polen – Wichtige Fakten
| Zeitaufwand für die Registrierung | Etwa 1 Monat. |
| Umfang der Geschäftstätigkeiten | Beschränkt auf Werbung und Verkaufsförderung (das Tätigen von Verkäufen oder das Erbringen von Dienstleistungen sind nicht erlaubt) |
| Gültigkeit der Registrierung | 2 Jahre |
| Ort der Registrierung | Repräsentanzenregister, geführt vom Wirtschaftsminister |
| Rechtspersönlichkeit | Nein. Eine Repräsentanz hat keine Rechtspersönlichkeit. |
| Wer kann eine Repräsentanz in Polen eröffnen? | Unternehmer aus allen Ländern (keine Einschränkungen hinsichtlich der Nationalität). |
| Buchführung | Ja. Eine Repräsentanz muss gemäß den polnischen Vorschriften Buch führen. |
| Berichterstattung | Ja. Eine Repräsentanz muss gemäß den polnischen Vorschriften jährlich Bericht erstatten. |
| Bankkonto | Eine Repräsentanz ist nicht verpflichtet, ein Bankkonto zu haben. |
| Registrierungsnummern | Eine Repräsentanz darf eine NIP-Nummer erhalten, wenn sie Mitarbeiter in Polen einstellt. |
Repräsentanz – Einführung
Die Einrichtung einer Repräsentanz in Polen ist nur dann gerechtfertigt, wenn Sie eine Geschäftstätigkeit ausüben wollen, die sich auf die Förderung von Produkten und Marktforschung beschränkt. Eine Repräsentanz kann dazu genutzt werden, einen Ausstellungsraum zu betreiben, an einer Ausstellung teilzunehmen oder Kontakte zu Kunden zu knüpfen.
Folglich darf die Repräsentanz keine Geschäftstätigkeit ausüben, die im Verkauf oder in der Erbringung von Dienstleistungen besteht. Zu solche Zwecke müssen Sie andere verfügbare Optionen recherchieren, z. B. die Eintragung einer Zweigniederlassung oder einer GmbH oder andere verfügbare Formen der Unternehmensregistrierungen in Polen.
Eine Repräsentanz hat keine eigene Rechtspersönlichkeit, sodass der ausländische Unternehmer nach wie vor in vollem Umfang für alle lokalen Handlungen der Repräsentanz haftet.
Wie registriert man eine Repräsentanz in Polen?
- Wählen Sie den Vertreter (Unterzeichner) für Polen.
- Fassen Sie einen Gesellschafterbeschluss zur Gründung der Repräsentanz.
- Unterzeichnen Sie einen Mietvertrag oder einen Vertrag über ein virtuelles Büro.
- Beschaffen Sie die erforderlichen Unterlagen, übersetzen Sie sie ins Polnische.
- Reichen Sie den Registrierungsantrag beim Wirtschaftsminister ein.
Überblick über den Prozess der Registrierung einer Repräsentanz in Polen.
Registrierung einer Repräsentanz in Polen
Eine Repräsentanz in Polen wird in ein spezielles Register eingetragen, das vom Wirtschaftsminister geführt wird. Das Repräsentanzenregister ist öffentlich zugänglich und online abrufbar.
Antrag
Der Antrag auf Eintragung in das Repräsentanzenregister muss die folgenden Angaben enthalten:
- Name, Sitz und Rechtsform des ausländischen Unternehmers,
- Gegenstand der wirtschaftlichen Tätigkeit des ausländischen Unternehmers,
- Vorname, Nachname und Anschrift im Hoheitsgebiet der Republik Polen der Person, die befugt ist, den ausländischen Unternehmer in der Repräsentanz zu vertreten,
- Anschrift der Repräsentanz in Polen.
Erforderliche Unterlagen
Zusammen mit dem Antrag werden in der Regel die folgenden Unterlagen eingereicht:
- Gründungsdokumente / Gesellschaftsvertrag mit Apostille oder Legalisierungsklausel,
- Auszug aus dem örtlichen Register zusammen mit der Apostille oder Legalisierungsklausel,
- Beschluss über die Einrichtung einer Repräsentanz,
- Beschluss über die Ernennung eines Vertreters (Unterzeichners) für Polen,
- Erklärung der Übernahme der Funktion durch den Vertreter (Unterzeichner),
- Optional – Mietvertrag für das polnische Büro.
Die Gründungsdokumente / der Gesellschaftsvertrag / die Auszüge aus dem örtlichen Register müssen legalisiert oder mit einer Apostille versehen sein (für Parteien des Haager Übereinkommens). Alle anderen Dokumente sind im Original oder in beglaubigter Kopie vorzulegen.
Sprache
Der Antrag sowie alle Anlagen müssen in polnischer Sprache eingereicht werden. Wenn die Ausgangsdokumente nicht in polnischer Sprache vorliegen, müssen sie von vereidigten Übersetzern ins Polnische übersetzt werden.
Stempelsteuer
Die Registrierung der Repräsentanz unterliegt einer Stempelgebühr von 1.000 PLN.
Verweigerung der Registrierung
Der Wirtschaftsminister darf die Registrierung einer Repräsentanz in Polen verweigern, wenn:
- die Einrichtung der Repräsentanz eine Bedrohung für die Sicherheit und Verteidigung Polens oder die Sicherheit von Verschlusssachen oder ein anderes höheres öffentliches Interesse darstellen würde,
- die Ziele der Repräsentanz über den zulässigen Umfang der Verkaufsförderung oder Werbung hinausgehen.
Tätigkeit der Repräsentanz
Name der Repräsentanz
Der Name der Repräsentanz ist nicht frei wählbar. Es gibt keine freie Wahl des Namens. Dem steht das polnische Gesetz entgegen, wonach eine Repräsentanz eines ausländischen Unternehmers den ursprünglichen Namen des ausländischen Unternehmers zusammen mit der (ins Polnische übersetzten) Rechtsform und dem Zusatz „Repräsentanz in Polen“ verwenden muss.
Befristung – 2 Jahre
Eine Repräsentanz wird für die Dauer von 2 Jahren in das Register eingetragen. Beabsichtigt der Unternehmer, länger tätig zu sein, muss er innerhalb der letzten 2 Tage vor Ablauf der zwei Jahre ab dem Tag der Eintragung einen Antrag auf Verlängerung der Registrierung um weitere zwei Jahre stellen.
Buchführung
Auch wenn die Repräsentanz keine Geschäftstätigkeit ausüben darf, ist sie verpflichtet, eine Buchhaltung in polnischer Sprache zu eröffnen und zu führen, die den Grundsätzen der Rechnungslegung entspricht. Eine Repräsentanz kann nicht mehrwertsteuerpflichtig sein (da sie keine unternehmerische Tätigkeit ausüben darf). Mögliche Mehrwertsteuererstattungen für in Polen getätigte Käufe sind nur für das ausländische Unternehmen selbst zulässig.
Aktualisierung des Registers
Jede Änderung der tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse in Bezug auf die im Antrag gemachten Angaben ist dem Wirtschaftsministerium mitzuteilen.
Obligatorische Deregistrierung
Der Minister darf eine Repräsentanz aus dem Register löschen (deregistrieren), wenn:
- sie in erheblichem Maße gegen polnisches Recht verstößt,
- die Liquidation des ausländischen Unternehmers eingeleitet wurde oder der Unternehmer die Genehmigung/Lizenz zur Führung des Unternehmens verloren hat,
- die Tätigkeiten des Unternehmers eine Gefahr für die Sicherheit oder die Verteidigung Polens oder die Sicherheit von Verschlusssachen oder ein anderes höheres öffentliches Interesse darstellen,
- der Unternehmer keinen Rechtsanspruch auf die Räumlichkeiten hat, die als eingetragener Sitz in Polen bestimmt wurden,
- der ausländische Unternehmer aus dem inländischen Handelsregister gelöscht wurde.
FAQ – Repräsentanzen in Polen
Hat eine Repräsentanz in Polen Rechtspersönlichkeit?
Nein, eine Repräsentanz in Polen hat keine eigene Rechtspersönlichkeit.
Welche Geschäfte dürfen von einer Repräsentanz in Polen getätigt werden?
Eine Repräsentanz darf in Polen nur Werbe- und Verkaufsförderungsmaßnahmen durchführen.
Darf eine Repräsentanz in Polen Mitarbeiter einstellen?
Ja. Eine Repräsentanz darf in Polen Mitarbeiter einstellen.
Wie viel Zeit ist für die Registrierung einer Repräsentanz in Polen erforderlich?
Das Registrierungsverfahren dauert etwa 1 Monat.
Welche Dokumente benötige ich zur Eröffnung einer Repräsentanz in Polen?
Den Gesellschaftsvertrag Ihres ausländischen Unternehmens. Einen Auszug aus dem örtlichen Handelsregister und den Beschluss über die Eröffnung einer Repräsentanz in Polen sowie eine Vollmacht für den örtlichen Vertreter (Unterzeichner).
Ist eine Repräsentanz in Polen verpflichtet, Buch zu führen?
Ja. Eine polnische Repräsentanz ist verpflichtet, gemäß den polnischen Vorschriften Buch zu führen.
Wie lange ist die Registrierung einer Repräsentanz in Polen gültig?
Die Registrierung der Repräsentanz in Polen ist 2 Jahre lang gültig.
