Rechtsdienstleistungen im Arbeitsrecht in Polen

Was machen wir?

Tägliche Beratung zum Arbeitsrecht / Hotline-Service zum Arbeitsrecht

Unsere Anwälte für Arbeitsrecht bieten einen Hotline-Service für Arbeitsrecht, d. h. tägliche Unterstützung und arbeitsrechtliche Beratung für die Personalabteilung unserer Kunden. Die Dienstleistungen der Hotline umfassen in der Regel:

• tägliche Fragen zu Arbeitszeit, Pausen, Urlaub, Zulagen, Abmahnungen, Kündigungen, Geschäftsreisen, Entsendung von Arbeitnehmern, Sozialleistungen, Steuern und Sozialabgaben usw.
• Update und Warnungen zu Gesetzesänderungen
• Beschwerdeverfahren und Streitigkeiten mit Mitarbeitern
• Anstellung von Ausländern
• alternative Formen der Beschäftigung
• Beschäftigung von leitendem Personal
• geistiges Eigentum und Urheberrechte bei der Beschäftigung
• Tarifverhandlungen
• Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
• Kapital- und Rentenprogramme
• Vorschriften bezüglich der Gesundheits und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Datenschutz und Hintergrundprüfungen
• interne Ermittlung
• Krisenmanagement im Falle eines Unfalls

Dienstleistungen für den Start in die Arbeitswelt / Dienstleistungen für die Einrichtung von Arbeitsplätzen

Wir haben besondere Erfahrung in der Beratung und Bereitstellung von Dienstleistungen für die Gründung von Unternehmen in Polen, d. h. für die Einrichtung neuer Arbeitsplätze. Der Umfang unserer Dienstleistungen umfasst in der Regel:

• Beratung zu Beschäftigungsmodellen: Beratung zu Beschäftigungsformen und -modellen, Kosten der Beschäftigung, Gestaltung von Personalstrukturen, Schichtsystemen usw. Wir helfen auch bei der Einrichtung von internen Beschäftigungsgremien (Strukturen), z. B. Arbeitnehmervertretungen, Betriebsräte.
• Beschäftigungsvorlagen: Wir stellen unseren Kunden eine Reihe von Beschäftigungsvorlagen zur Verfügung, die über 40 polnisch-englische Dokumente umfassen, die bei der Rekrutierung, der Einstellung, dem Onboarding und Offboarding verwendet werden. Alternativ passen wir die Vorlagen unserer Kunden an die polnischen Anforderungen an. Wir schneidern und beraten Sie hinsichtlich des Inhalts der einzelnen Dokumente.
• Schulungen und Leitfäden zur Beschäftigung: Neueinsteiger auf dem polnischen Personalmarkt benötigen in der Regel: Schulungen für Personalabteilungen zu den Grundlagen des polnischen Arbeitsrechts, zur Beschäftigung von Ausländern und zur Berechnung der Personalkosten sowie Beratung zu Vertragsarten, Arbeitsmodellen, Arbeitszeiten, Schichtplanung und Geschäftsreisen. Auf all das folgen in der Regel maßgeschneiderte Leitfäden, Handbücher und Grundsatzdokumente.
• Interne Vorschriften und Verfahren: Im Rahmen der Einrichtung eines Arbeitgebers beraten wir Sie und führen folgende Verfahren ein: Onboarding- und Offboarding-Verfahren, DS-GVO-Politiken (einschließlich Hintergrundüberprüfungen), Regelungen zur Telearbeit und für Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern verbindliche Arbeits- und Vergütungsregelungen.
• PPK, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, medizinische Dienstleistungen: Wir beraten Sie und helfen Ihnen bei der Auswahl und dem Abschluss verbindlicher Vereinbarungen mit Anbietern von PPK (d. h. von Arbeitnehmerkapitalplänen), Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und medizinischen Dienstleistungen.
• Sozialleistungen, ZUS und GUS: Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung von freiwilligen Sozialleistungsprogrammen und beraten Sie zu den steuerlichen und lohnsteuerlichen Folgen solcher Programme. Wir helfen Ihnen bei der Eröffnung von Konten bei der ZUS (Sozialversicherungsanstalt) und dem GUS (Statistisches Hauptamt) für Ihr Unternehmen.

Ausgelagerte Dienstleistungen für das Onboarding von Mitarbeitern

Für ausgewählte Kunden übernehmen wir das Onboarding neuer Mitarbeiter und beschränken die Beteiligung des Kunden auf ein Minimum. Der Service umfasst in der Regel Folgendes:

• Rekrutierung: Die Personalbeschaffung wird normalerweise von den Personalabteilungen der Kunden oder von Dritten durchgeführt. Wir können den Prozess koordinieren oder dabei helfen. Es endet immer damit, dass der Kunde unser Online-Formular für die Annahme von Bewerbern ausfüllt, mit dem unser Team den Onboarding-Prozess einleiten kann. Oft wird ein LoI oder ein Angebotsdokument erstellt und dem Kandidaten zur Verfügung gestellt.
• Formalitäten in Bezug auf den Kandidaten: Gemeinsam mit dem Kandidaten sammeln wir die erforderlichen Dokumente (Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise usw.), stellen die obligatorischen Formulare (Fragebögen und verschiedene Erklärungen) bereit und sammeln sie ein. Wir stellen sicher, dass das Set vollständig und korrekt ist.
• Vorbereitung der beschäftigungsbezogenen Dokumente: Auf Anweisung des Kunden erstellen wir den Arbeitsvertrag und andere arbeitsbezogene Dokumente (Wettbewerbsverbot, Vertraulichkeit, Ausbildung, Vermögenshaftung). Wir stimmen sie intern mit dem Kunden ab, bevor wir sie an den Kandidaten ausliefern.
• Ausfertigung der beschäftigungsbezogenen Dokumente: Nach der Genehmigung setzen wir den Arbeitsvertrag und die ergänzenden Dokumente um. Wir übergeben dem Mitarbeiter die vorgeschriebenen Hinweise und Anweisungen. Alternativ erhält der Kunde den vollständigen Satz an Dokumenten und schließt die Vereinbarungen selbst.
• Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie medizinischer Check: Wir vereinbaren Termine und koordinieren mit dem Mitarbeiter die Arbeitssicherheitsschulung und den medizinischen Check. Wir sammeln die Bescheinigungen ein und stellen sicher, dass sie alle korrekt und vollständig sind.
• Registrierung der Gehaltsabrechnung: Sobald die beschäftigungsbezogenen Dokumente ausgefertigt und alle erforderlichen Dokumente und Formulare eingesammelt sind, übergeben wir diesen kompletten Satz an unsere Lohnbuchhaltungsabteilung oder an einen ausgelagerten Lohnbuchhaltungsanbieter für die Registrierung der Mitarbeiter bei der ZUS, dem PPK und das Öffnen der Dateien in der Lohnbuchhaltungssoftware.

Entwurf von Arbeitsverträgen / Vorbereitung der beschäftigungsbezogenen Dokumentation

Mit jahrelanger Erfahrung haben unsere Anwälte für Arbeitsrecht eine umfassende Sammlung von Rechtsvorlagen entwickelt, die auf den Beschäftigungsprozess in Polen zugeschnitten sind. Wir bieten unseren Mandanten ein komplettes Paket arbeitsrechtlicher Dokumente, die alle in zweisprachigem Format (Polnisch und Englisch) vorliegen. Diese Vorlagen sind in jeder Phase des Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses von unschätzbarem Wert – von der Einstellung über die Vertragsabwicklung bis hin zum Onboarding und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Darüber hinaus bieten unsere Arbeitsrechtsexperten maßgeschneiderte, professionell ausgearbeitete Verträge an, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind:

• Arbeitsverträge, Änderungen und Anhänge zu Arbeitsverträgen
• alternative Auftragsverträge
• Mandatsverträge, Dienstverträge, Aufgaben- und Projektverträge
• Vertraulichkeitsverträge, Verträge über Wettbewerbsverbote,
• Ausbildungsverträge, Entsendungsverträge, Vermögensschadenhaftpflichtverträge
• Vereinbarungen zum Thema Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Verträge über Verpflichtungen zur ärztlichen Untersuchung
• Verträge in Rentensystemen
• PPK-Verträge (Arbeitnehmerkapitalplanverträge)
• Verträge zur Übernahme von Sozialversicherungspflichten
• Verträge zwischen Arbeitgebern (z. B. Versetzung zwischen Unternehmen) usw.

Prozessführung im Arbeitsrecht / Streitbeilegung im Arbeitsrecht

Im Rahmen der Streitbeilegungspraxis erbringen unsere Arbeitsrechtsexperten Folgendes:

• Beratung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten in Polen
• Vertretung in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten
• Vertretung bei außergerichtlichen Verhandlungen und Mediationen
• Vertretung vor Arbeitsgerichten in Polen
• Vertretung und Beratung bei Streitigkeiten über ungerechtfertigte Kündigungen, Schadensersatz, Abfindung, Vergütung, Bonus, Mobbing oder Diskriminierung
• Beratung und Vertretung bei Streitigkeiten mit den Arbeitsbehörden, z. B. mit der Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP), der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) oder dem Nationalen Gesundheitsfonds (NFZ)

Arbeitsrechtliche Beratung bei M&A-Transaktionen / Erwerb einer Beschäftigungseinheit

In Zusammenarbeit mit unserer M&A-Abteilung bieten unsere Arbeitsrechtsexperten umfassende rechtliche Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Aspekten von Fusionen und Übernahmen in Polen. Unsere Dienstleistungen umfassen:

• Arbeitsrechtliche Due-Diligence-Prüfung – zur Ermittlung arbeitsrechtlicher Risiken in den Zielunternehmen sowie potenzieller Probleme, die sich nach der Transaktion ergeben, wie z. B. Lohn- und Gehaltsunterschiede oder Probleme bei der Integration der Belegschaft.
• Beratung und Unterstützung bei der Umstrukturierung nach einer Transaktion – einschließlich der Planung und Durchführung von Umstrukturierungs- oder Personalanpassungsprogrammen.
• Rechtliche Beratung und Durchführung von Arbeitnehmerübergängen – insbesondere der Übergang von organisierten Teilen der Belegschaft in Übereinstimmung mit dem geltenden polnischen Arbeitsrecht.

Navigation bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Massenentlassungen

Wir erbringen juristische Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Beendigung von Arbeitsverhältnissen und Entlassungen in Polen, insbesondere:

• Beratung und Vertretung bei der Beendigung einzelner Arbeitsverhältnisse
• Entwurfsstrategien und Vertretung bei Massenentlassungen
• Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit Kündigungen/Entlassungen
• Abgabe von Empfehlungen zu Kündigungen/Entlassungen
• Entwurf von Kündigungsschreiben, Entlassungsregeln und -strategien
• Vertretung in / Beteiligung an den Entlassungsprozessen
• Vertretung in Entlassungsstreitigkeiten
• Beratung bei Streitigkeiten in Bezug auf die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses

Beratung zur Beschäftigung von Ausländern und zu Arbeitsgenehmigungen

Unsere Anwälte für Einwanderungsfragen arbeiten eng mit dem Arbeitsrechtsteam zusammen:

• Navigation bei der Einstellung von Ausländern in Polen
• Vertretung bei Arbeitsgenehmigungsverfahren
• Beratung zu vereinfachten Verfahren für die Beschäftigung von Ausländern
• Beratung zu Aufenthaltsgenehmigungen für Ausländer in Polen
• Vertretung bei der Legalisierung der Beschäftigung von Ausländern
• Vertretung vor Einwanderungsbehörden in Polen

Beratung zu Beschäftigungsformen für Führungskräfte und leitende Angestellte

Die Beschäftigung von Führungskräften und leitenden Angestellten in Polen unterliegt besonderen Vorschriften – nicht nur im Arbeitsrecht, sondern auch in Bereichen wie Steuern und Sozialversicherung. Unsere Dienstleistungen umfassen umfassende Beratung und Unterstützung in Bezug auf:

• Gestaltung der Arbeitsbedingungen für Führungskräfte,
• Optimierung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten,
• Entwurf und Aushandlung von Managementverträgen, Wettbewerbsverbotsklauseln und Bonussystemen,
• Navigieren und Umsetzen von Compliance-Anforderungen für Unternehmen.

Geistiges Eigentum und Urheberrechte im Arbeitsverhältnis

Unser Team verfügt über fundierte Fachkenntnisse in der arbeitsrechtlichen Beratung für Mandanten aus den Bereichen Softwareentwicklung, IT, TMT und Technologie.

• Beratung hinsichtlich der Sicherheit des Erwerbs von geistigem Eigentum und Urheberrechten durch Arbeitgeber
• Entwurf und Einführung von Sicherheitsverfahren und Dokumenten zum Datenschutz
• Beratung zum Schutz von Urheberrechten und geistigem Eigentum vor Verletzungen durch Mitarbeiter
• Beratung zu Steuervergünstigungen für Urheberrechtsinhaber und Beratung zu IP-Box-Vorteilen

Beratung zum kollektiven Arbeitsrecht

• Beratung zum kollektiven Arbeitsrecht
• Beratung zu und Aushandlung von Tarifverträgen
• Vertretung in Beziehungen zu Gewerkschaften
• Beratung zu und Vertretung in kollektiven Streitigkeiten
• Beratung zu und Vertretung bei Massenentlassungen

Beratung zu Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern

• Beratung in Steuerfragen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Beratung zu Sozialversicherungsbeiträgen
• Beratung zu Sozialleistungen, einschließlich Pflichtversicherungen
• Vertretung bei Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen
• Vertretung in Streitigkeiten mit Steuer- und Sozialversicherungsbehörden
• Beratung zur Steueroptimierung im Bereich Beschäftigung

Beratung zu Kapital- und Rentenprogrammen

• Einführung von PPK-/PPE-Rentenprogrammen
• Aushandeln von PPK-Managementverträgen
• Einführung von PPK-/PPE-Verfahren/-Dokumenten
• PPK- und PPE-Leitfäden und Schulungen für Personalabteilungen

Beratung zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

• Beratung zu den Pflichten bezüglich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Vertretung vor Gesundheits- und Sicherheitsbehörden
• Entwerfen von Gesundheits- und Sicherheitsverfahren
• Erstellung von Dokumentation bezüglich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Untersuchungen und Krisenmanagement / Beratung bei Arbeitsunfällen

• Beratung und Krisenmanagement bei:
  • Arbeitsunfällen
  • Verletzungen des Datenschutzes im Bereich der Beschäftigung
  • Straftaten am Arbeitsplatz
  • Streiks am Arbeitsplatz
  • kritische Sicherheits-/Vertraulichkeitsverletzungen
  • kritische Lecks in Bezug auf das geistige Eigentum
  • Managementkonflikte
• Verteidigung in arbeitsbezogenen Strafsachen, z. B. Arbeitsunfälle, Verstöße gegen die Vorschriften über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Beratung von Geschäftsführern und Krisenmanagement bei strafrechtlich relevanten Unfällen am Arbeitsplatz
• Beratung zu Versicherungen für administrative und strafrechtliche Risiken im Zusammenhang mit Arbeitgeberpflichten

Datenschutz in Beschäftigungseinheiten

• Datenschutz-Due-Diligence-Prüfung in Beschäftigungseinheiten
• Einführung von DSGVO-Sicherheitsverfahren in Beschäftigungseinheiten
• Erstellung der gemäß der DS-GVO erforderlichen Unterlagen in Beschäftigungseinheiten
• tägliche Beratung zum Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis,
• Erstellen und Aushandeln von Datenschutzverträgen im Arbeitsrecht
• Beratung zur Verarbeitung und Verwaltung von Beschäftigtendaten durch Dritte