Wie stellt man einen Mitarbeiter in Polen ein?

Aktualisiert: 04.06.2024

Die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind in Polen umfassend im Arbeitsgesetzbuch vom 26. Juni 1974 geregelt. Das Gesetz besteht aus 15 Kapiteln und regelt eine Reihe von Aspekten, darunter die Arbeitszeiten, den Mindestlohn, die Sozialleistungen, Urlaub, Beschwerden, den Gesundheitsschutz und die Sicherheit am Arbeitsplatz usw. Interessanterweise regelt das polnische Arbeitsrecht nicht den Einstellungsprozess, den Inhalt von Stellenanzeigen oder den schrittweisen Einstellungsprozess. Folglich muss ein potenzieller Arbeitgeber bei der Einstellung eines Arbeitnehmers in Polen einzelne/nebensächliche Vorschriften beachten, die über verschiedene Rechtsakte verstreut sind.

Dieser Leitfaden fasst die Vorschriften zusammen und navigiert Arbeitgeber durch den Prozess der Arbeitnehmereinstellung in Polen.

Der Einstellungsprozess in Polen. Wie stellt man einen Arbeitnehmer gesetzeskonform ein?

Obwohl das polnische Arbeitsgesetzbuch keine Einstellungsrichtlinien enthält, bedeutet dies nicht, dass es in Polen keine Regeln für die Einstellung von Arbeitnehmern gibt. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Dienste einer Personalagentur in Anspruch zu nehmen, wenn Sie dies wünschen.

Sie müssen die gesetzlichen Bestimmungen einhalten, und zwar:

• für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Kandidaten und
• die Grundsätze der Gleichbehandlung (Nichtdiskriminierung).

Wie kann die Nichtdiskriminierung bei Einstellungen und Stellenanzeigen in Polen sichergestellt werden?

Der Inhalt der Ausschreibung und die Auswahl der Kandidaten für eine Beschäftigung in Polen müssen auf objektiven Kriterien beruhen.

Der Arbeitgeber muss auf Kriterien aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion, politischer Überzeugung oder Behinderung verzichten. Da diese Kriterien keinen Bezug zur Arbeit haben, dürfen sie bei der Entscheidung über eine Beschäftigung nicht berücksichtigt werden.

Der Grundsatz der Gleichbehandlung von Stellenbewerbern gemäß dem polnischen Arbeitsrecht ist nicht absolut. Ein Arbeitgeber darf in einer Stellenanzeige ein bestimmtes Kriterium angeben, wenn er dessen Relevanz für die Art der Arbeit begründen kann.

In einem solchen Fall müssen Sie als Arbeitgeber objektive Gründe aufzeigen, warum Sie ein bestimmtes Kriterium für die Auswahl eines Arbeitnehmers verwendet haben. Dies gilt für Situationen, in denen das Kriterium als diskriminierend angesehen werden kann.

Es ist daher zulässig, zwischen den Bewerbern nach der Art der Arbeit, den Bedingungen ihrer Ausführung oder den beruflichen Anforderungen zu unterscheiden.

Wie kann der Schutz der personenbezogenen Daten von Bewerbern in Polen gewährleistet werden?

Der Umfang der Daten, die nach dem polnischen Arbeitsrecht von einem Bewerber erhoben werden dürfen, ist sehr begrenzt. Im Allgemeinen dürfen drei Kategorien von Daten von den Bewerbern verlangt werden:

• Informationen, die der Arbeitgeber von den Bewerbern verlangen darf,
• Informationen, die verlangt werden dürfen, wenn sie zur Durchführung einer bestimmten Arbeit erforderlich sind, und
• andere als die oben genannten personenbezogenen Daten.

Welche Informationen darf der Arbeitgeber in Polen vom Arbeitnehmer verlangen?

Der Arbeitgeber hat das Recht, vom Kandidaten die folgenden Informationen zu verlangen:

1. den Vor- und Nachnamen,
2. das Geburtsdatum,
3. die Kontaktdaten (nach Wahl des Bewerbers: die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und/oder die Adresse).

Wenn eine bestimmte Art von Arbeit oder eine bestimmte Stelle verlangt wird, darf der Arbeitgeber nach polnischem Arbeitsrecht außerdem vom Kandidaten Informationen verlangen, und zwar über:

1. die Ausbildung,
2. die Berufserfahrung und
3. den beruflichen Werdegang.

Welche Informationen darf der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer in Polen nicht verlangen?

Andere personenbezogene Daten von Kandidaten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn dies durch das polnische Arbeitsrecht vorgeschrieben ist oder wenn der Kandidat darin einwilligt. Das Fehlen einer Einwilligung oder ihr Widerruf darf jedoch für den Kandidaten keine nachteiligen Folgen oder Auswirkungen nach sich ziehen.

Handelt es sich bei den Informationen um „sensible Daten“ gemäß Artikel 9 Absatz 1 der DS-GVO (z. B. Informationen über die Religion, politische Ansichten, die sexuelle Ausrichtung, die Gesundheit usw.), darf der Arbeitgeber nicht um eine Einwilligung bitten, um sie zu erhalten. Der Kandidat sollte solche Daten nur weitergeben, wenn er sich dafür entscheidet, und nicht, weil der Arbeitgeber danach fragt.

Im Allgemeinen sollten Arbeitgeber in Polen die für das Einstellungsverfahren erforderlichen Informationen direkt von den Kandidaten einholen. Solche Informationen dürfen durch Vorlage relevanter Dokumente (Zeugnisse, Diplome usw.) bestätigt werden.

Die Überprüfung der Vorgeschichte von Kandidaten in Polen

Nach dem polnischen Arbeitsrecht gelten die folgenden Beschränkungen für die Überprüfung der Vorgeschichte von Kandidaten für eine Beschäftigung:

Der berufliche Werdegang

Arbeitgeber in Polen dürfen frühere Arbeitgeber von Kandidaten nur mit deren Einwilligung und nur zur Bestätigung der in den Einstellungsunterlagen angegebenen Daten (Lebenslauf, Referenzen) kontaktieren. Es ist nicht gestattet, zusätzliche Informationen anzufordern.

Die sozialen Medien von Kandidaten und öffentliche Verzeichnisse

Sogenannte „professionelle“ Profile in sozialen Medien wie LinkedIn oder Daten in öffentlichen, online zugänglichen Registern (z. B. ein Landesgerichtsregister, ein Unternehmerregister) dürfen während des Einstellungsverfahrens überprüft werden, wenn die Kandidaten zuvor darüber informiert worden sind und ihre Einwilligung dazu gegeben haben.

Es ist nicht ratsam, während des Einstellungsverfahrens Konten wie Facebook oder die Präsenz anderer Kandidaten in den Medien zu berücksichtigen.

Psychologische Tests

Falls nicht gesetzlich vorgeschrieben, dürfen solche Tests nur mit der Einwilligung des Kandidaten durchgeführt werden (die jederzeit ohne negative Folgen für den Kandidaten widerrufen werden kann), wenn sie durch die Stelle gerechtfertigt sind und keine „sensiblen Daten“ (wie z. B. die psychische Gesundheit) offenbaren.

Die Ausbildung der Kandidaten

Der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (die polnische Aufsichtsbehörde gemäß der DS-GVO) hat erklärt, dass es Arbeitgebern in Polen nicht gestattet ist, Universitäten zu kontaktieren, um die Ausbildung eines Kandidaten zu bestätigen.

Stattdessen sollten Diplome und Zeugnisse ein ausreichender Nachweis sein.

Das Strafregister der Kandidaten

Arbeitgeber dürfen von Kandidaten für eine Stelle nur dann Strafregisterauszüge verlangen, wenn ihnen das polnische Recht ein solches Recht ausdrücklich einräumt.

So sind beispielsweise Lehrer, Zollbeamte, ausgewählte Arbeitnehmer aus dem Finanzsektor und Arbeitnehmer, die Dienstleistungen für solche Einrichtungen erbringen, verpflichtet, ihren Arbeitgebern eine gerichtliche Bestätigung über die Straffreiheit vorzulegen (oder die Arbeitgeber dürfen diese direkt aus dem Gerichtsregister einholen).

Es ist nicht gestattet, Informationen über das Strafregister des Kandidaten auf der Grundlage der Einwilligung des Kandidaten/Arbeitnehmers zu verarbeiten, selbst wenn dieser ausdrücklich und freiwillig darin einwilligt, solche Daten preiszugeben.

Die oben genannten Beschränkungen der Überprüfung der Vorgeschichte gelten nur für Kandidaten, die auf der Grundlage eines durch das polnische Arbeitsgesetzbuch geregelten Arbeitsvertrags eingestellt wurden. Bei Kandidaten, die einen B2B-Vertrag abgeschlossen haben, darf eine umfassendere Prüfung, einschließlich einer Überprüfung des Strafregisters, durchgeführt werden.

Voraussetzung ist, dass die Einholung solcher Informationen bei der Überprüfung der Vorgeschichte gerechtfertigt und notwendig ist, um den am besten geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Stelle auszuwählen.

Das Einstellungsverfahren für Arbeitnehmer in Polen

Schritt 1 – Die Vorbereitung des Arbeitsvertrags in Polen

Der erste Schritt des Onboarding-Prozesses in Polen besteht in der Erstellung eines Arbeitsvertrags für den zukünftigen Arbeitnehmer, der dem polnischen Arbeitsrecht entspricht. Beachtenswert ist:

• Ein Arbeitsvertrag in Polen muss schriftlich abgeschlossen werden, obwohl mündliche Vereinbarungen gültig sind, solange die wichtigsten Arbeitsbedingungen vor Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich bestätigt werden.
• Der Arbeitsvertrag muss in polnischer Sprache abgefasst sein. Eine zweisprachige Fassung (in Polnisch und einer anderen Sprache) ist ebenfalls zulässig und wird häufig verwendet, wenn der Vertrag mit einem nicht-polnischen Staatsbürger geschlossen wird.

Schritt 2 – Die Unterzeichnung des polnischen Arbeitsvertrags

Wie im vorangegangenen Abschnitt erwähnt, muss ein Arbeitsvertrag in der Regel schriftlich abgeschlossen werden. In Polen bedeutet „schriftlich“ ausschließlich eine eigenhändige Unterschrift auf einem Papierurkunde.

Es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel: Die Unterschrift darf in einer besonderen elektronischen Form geleistet werden, z. B. in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur (eIDAS-konform).

Der Hauptnachteil des Formats der qualifizierten elektronischen Signatur besteht darin, dass beide Parteien über eine solche Signatur verfügen müssen, was bei Arbeitnehmern selten der Fall ist. Normale elektronische Signaturen, wie sie von zahlreichen Anbietern weltweit angeboten werden, sind nicht zulässig.

Folglich wird ein Arbeitsvertrag, der mit einer gewöhnlichen „DocuSign“-Signatur (oder einer anderen Art von gewöhnlicher elektronischer Signatur) unterzeichnet oder von einer Partei unterzeichnet und als Scan per E-Mail an die zweite Partei gesandt wurde, nicht als in verbindlicher, schriftlicher Form geschlossen anerkannt.

Schritt 3 – Die Unterzeichnung der obligatorischen Beschäftigungsdokumente

Zu den obligatorischen Dokumenten, die jedem neuen Arbeitnehmer in Polen ausgehändigt werden, gehören:

1. ein Arbeitsvertrag. Eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag finden Sie hier.
2. Ein Arbeitnehmerfragebogen. Er enthält personenbezogene Daten und andere Informationen. Dieser ist nach Abschluss des Arbeitsvertrags auszufüllen. Während des Einstellungsverfahrens wird ein Fragebogen für den Kandidaten in einem separaten Dokument ausgefüllt.
3. Eine Informationsklausel über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Ein obligatorisches Dokument gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Es enthält Informationen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer, die Zwecke und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
4. Gemäß Artikel 29 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs ist eine Erklärung über die Arbeitsbedingungen erforderlich.
5. Eine Erklärung über die Kenntnisnahme der internen Vorschriften und Arbeitsschutzvorschriften. Mit seiner Unterschrift erklärt der Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber ihn über die Arbeitsbedingungen (einschließlich der Arbeits- und Vergütungsvorschriften), die Arbeitszeiten oder das flexible Arbeitszeitsystem, die Vorschriften, den Umfang der Vertraulichkeit sowie die Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorschriften informiert hat.
6. Die Informationen über die am Arbeitsplatz geltenden Arbeitszeitsysteme. Wenn der Arbeitgeber nicht unter einen Tarifvertrag fällt oder nicht verpflichtet ist, eine Arbeitsordnung zu erlassen (d. h. wenn er weniger als 50 Arbeitnehmer auf der Grundlage von Arbeitsverträgen beschäftigt), sind die Arbeitszeitsysteme und -pläne sowie die geltenden Arbeitszeitberechnungszeiträume in der Mitteilung des Arbeitgebers anzugeben.
7. Im Falle von ortsungebundenen Arbeitnehmern ist eine Erklärung über die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten und technischen Bedingungen erforderlich, die eine ortsungebundene Arbeit ermöglichen, sowie darüber, dass am ortsungebundenen Arbeitsplatz sichere und hygienische Bedingungen herrschen.

Schritt 4 – Die Unterzeichnung der fakultativen Beschäftigungsdokumente

Ein Arbeitgeber in Polen darf mit einem neuen Arbeitnehmer einige freiwillige Vereinbarungen treffen. Die häufigsten sind die folgenden:

1. Ein Vertraulichkeitsvertrag (NDA)

Eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer in Polen. Sie verpflichtet den Arbeitnehmer, die Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers nach den allgemein geltenden gesetzlichen Bestimmungen (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) geheim zu halten.

In den meisten Fällen ist eine gesetzliche Regelung oder eine einfache Vertraulichkeitsklausel ausreichend. In Fällen, in denen der Arbeitnehmer Mitglied der Geschäftsleitung ist oder Zugang zu äußerst vertraulichen Informationen hat, ist es jedoch ratsam, einen separaten Vertraulichkeitsvertrag abzuschließen, um die Vertraulichkeitsverpflichtungen zu verstärken.

2. Ein Wettbewerbsverbot während des Arbeitsverhältnisses

Es sollte als eine gesonderte Vereinbarung getroffen werden. Der Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot berechtigt den Arbeitgeber, den Arbeitsvertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zu kündigen und Schadensersatz zu verlangen.

Im Falle von Führungskräften oder solchen Arbeitnehmern, die Zugang zu äußerst vertraulichen Informationen haben, wird empfohlen, eine separate Wettbewerbsverbotsvereinbarung zu unterzeichnen, um den Schutz der Interessen des Arbeitgebers zu stärken.

3. Ein Wettbewerbsverbot nach der Beschäftigungszeit

Eine solche Vereinbarung wird in der Regel mit einem Arbeitnehmer getroffen, der Zugang zu geschützten, wichtigen Informationen hat, deren Offenlegung dem Arbeitgeber Schaden zufügen könnte.

In der Wettbewerbsverbotsvereinbarung, die nach Ablauf des Arbeitsvertrags geschlossen wird, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Entschädigung in Höhe von mindestens 25 % der vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses erhaltenen Nettovergütung. Ein solcher Zeitraum entspricht dem Zeitraum des Wettbewerbsverbots.

4. Die Polnische Vereinbarung über die Überlassung von Eigentum mit Rückgabeverpflichtung

Dieser Vertrag wird mit Arbeitnehmern geschlossen, denen wertvolles Unternehmenseigentum anvertraut wird, z. B. ein Laptop, ein Telefon oder ein Firmenwagen.

Im Rahmen der ordnungsgemäßen Überlassung von Eigentum haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang für etwaige Verluste. In allen anderen Fällen ist die Haftung des Arbeitnehmers auf den Betrag von 3 Monatsvergütungen begrenzt.

5. Ein Ausbildungsvertrag

Er legt die Rechte, Aufgaben und Pflichten des Arbeitnehmers in Bezug auf eine bestimmte Form der beruflichen Weiterbildung fest (wann er gehen darf, ob die Zeit der Weiterbildung in die Arbeitszeit eingerechnet ist, wie viel sie kostet usw.).

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Ausbildung des Arbeitnehmers übernimmt, darf er den Arbeitnehmer mit der Unterzeichnung des Vertrags verpflichten, für einen bestimmten, vereinbarten Zeitraum von höchstens drei Jahren für den Arbeitgeber zu arbeiten.

Im Falle einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitnehmer sieht die Vereinbarung die Rückerstattung der dem Arbeitgeber entstandenen Ausbildungskosten vor, und zwar anteilig für die verbleibende Zeit bis zum vereinbarten Ende des Arbeitsverhältnisses.

6. Eine Vereinbarung über ortsungebundene Arbeit

Ein Vertrag zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer in Polen, der vollständig ortsungebunden oder in einem hybriden Modus arbeitet. Er umfasst die Regeln für die Durchführung und Kontrolle von ortsungebundener Arbeit sowie die Höhe der Vergütung für ortsungebundene Arbeit.

In Unternehmen, die regelmäßig eine größere Anzahl von ortsungebundenen / hybrid arbeitenden Arbeitnehmern einstellen, entscheiden sich die Arbeitgeber in der Regel für allgemeine Regeln bezüglich ortsungebundener Arbeit anstelle solcher Individualverträge. Diese sind auch für Arbeitgeber mit mehr als 50 Arbeitnehmern obligatorisch.

Schritt 5 – Das Anlegen der Personalakte

Alle Originale der unterzeichneten oder dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Dokumente sind unverzüglich an die Personalabteilung oder einen externen Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übermitteln.

Jeder Arbeitgeber in Polen ist verpflichtet, arbeitsbezogene Unterlagen zu führen und aufzubewahren. Unabhängig von der Art der Geschäftstätigkeit und der Anzahl der Arbeitnehmer muss für jeden Arbeitnehmer eine eigene Personalakte angelegt und geführt werden.

Diese Verpflichtung ist von besonderer Bedeutung, da sie im Falle eines Kontrollverfahrens der Arbeitsaufsicht oder bei Streitigkeiten über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnisses als Beweismittel dienen kann.

Detaillierte Regeln für die Aufbewahrung von Arbeitnehmerunterlagen (Personalakten) sind in der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über Arbeitnehmerunterlagen enthalten. Nach den in der Verordnung enthaltenen Bestimmungen müssen die Personalakten aus fünf Teilen bestehen:

• Teil A: Arbeitnehmerunterlagen, die während des Einstellungsverfahrens gesammelt wurden,
• Teil B: Arbeitnehmerunterlagen im Zusammenhang mit der Begründung und dem Verlauf des Arbeitsverhältnisses,
• Teil C: Arbeitnehmerunterlagen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
• Teil D: Unterlagen im Zusammenhang mit der Haftung des Arbeitnehmers,
• Teil E: Unterlagen im Zusammenhang mit der Überprüfung der Nüchternheit des Arbeitnehmers oder des Vorhandenseins von Substanzen mit ähnlicher Wirkung wie Alkohol im Körper des Arbeitnehmers.

Ein Arbeitnehmer darf wählen, ob er seine Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahren möchte. Für die elektronische Führung der Arbeitnehmerdaten müssen die Arbeitgeber eine Software verwenden, die den im polnischen Arbeitsgesetzbuch festgelegten technischen Spezifikationen entspricht.

Außerdem müssen sie jedes Dokument mit einer Unterschrift oder einem qualifizierten Siegel versehen, da es von einer solchen Bescheinigung begleitet sein muss.

Schritt 6 – Die medizinische Untersuchung des Arbeitnehmers

In Polen ist jeder Arbeitgebernehmer verpflichtet, sich einer medizinischen Untersuchung zu unterziehen und eine ärztliche Bescheinigung zu erhalten, die seine Arbeitsfähigkeit in einer bestimmten Position bestätigt. Dies ist sowohl bei befristeten als auch bei unbefristeten Arbeitsverträgen erforderlich. Die Stelle und die Beschreibung der Arbeitsbedingungen müssen in der vom Arbeitgeber ausgestellten Überweisung enthalten sein.

Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, für die Einholung einer ärztlichen Bescheinigung zu sorgen und die Kosten dafür zu tragen. Die Aufnahme einer Arbeit ohne eine ärztliche Bescheinigung, die die Fähigkeit des Arbeitnehmers zur Ausübung der Tätigkeit bestätigt, ist rechtswidrig und kann eine Geldstrafe nach sich ziehen. Sie kann sich auch auf die Haftung des Arbeitgebers im Falle eines Arbeitsunfalls auswirken.

Es gibt bestimmte Ausnahmen von der Verpflichtung, eine ärztliche Bescheinigung vom Arbeitnehmer einzuholen. Dazu gehören:

1. Arbeitnehmer, die innerhalb von 30 Tagen nach ihrem Ausscheiden bei demselben Arbeitgeber an demselben Arbeitsplatz oder in einer anderen Position, aber zu denselben Arbeitsbedingungen wieder eingestellt werden,
2. Arbeitnehmer, die innerhalb von 30 Tagen nach der Beendigung oder dem Auslaufen des vorherigen Arbeitsverhältnisses von einem anderen Arbeitgeber wieder eingestellt werden, wenn:
   • der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine gültige ärztliche Bescheinigung vorlegt, die bestätigt, dass keine Kontraindikationen für die Arbeit unter den angegebenen Arbeitsbedingungen bestehen, und
   • der Arbeitgeber feststellt, dass diese Bedingungen den Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes entsprechen, mit Ausnahme von Personen, die mit besonders gefährlichen Arbeiten beschäftigt sind.

Schritt 7 – Die Unterweisung des Arbeitnehmers in die Sicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

Es gibt zwei Arten von Schulungen im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz: die Erstschulung und die regelmäßige Schulung. Die Erstschulung erfolgt vor der Aufnahme einer Tätigkeit, während die regelmäßige Schulung entsprechend den arbeitsrechtlichen Vorschriften erfolgt. Die Gültigkeit der Schulung im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz wird durch die Verordnung des Ministers für Wirtschaft und Arbeit über die Schulung im Bereich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz festgelegt.

In der Regel werden die Schulungen zum Thema Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz von Fachleuten außerhalb des Unternehmens durchgeführt. Einige Arbeitsplätze bieten Online-Sicherheitsschulungen an, die für ortsungebundene / hybrid arbeitende Arbeitnehmer möglich sind. Wenn der Arbeitnehmer am Ende den Test besteht, erhält er ein Zertifikat.

Dieses Dokument muss in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt werden. Die Aufnahme einer Arbeit ohne Schulung zum Thema Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz verstößt gegen polnisches Recht und kann zu Geldstrafen führen. Auch normale Büroangestellte müssen eine solche Schulung absolvieren.

Die Arbeitnehmer in Polen sind verpflichtet, neben der bereits erwähnten eine zusätzliche Form der Schulung zum Thema Sicherheit und Gesundheitsschutz zu absolvieren. In der Regel wird diese Schulung von ihrem Vorgesetzten am Arbeitsplatz geleitet und konzentriert sich auf die Gewährleistung von Sicherheit und Hygiene bei der Ausführung ihrer spezifischen Arbeitsaufgaben.

Schritt 8 – Die Anmeldung neuer Arbeitnehmer im polnischen Sozialversicherungssystem

Jeder neue Arbeitnehmer muss der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) gemeldet werden. Der Antrag hängt von den Leistungen des Arbeitnehmers ab und kann Krankenversicherungsprämien oder Krankenversicherungsprämien zusammen mit bestimmten Sozialversicherungsprämien umfassen. Eine solche Meldung muss innerhalb von 7 Tagen nach Beginn des Arbeitsvertrags erfolgen.

Schritt 9 – Die Anmeldung bei den Arbeitnehmer-Kapitalplänen (PPK)

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über Arbeitnehmer-Kapitalpläne vom 4. Oktober 2018 wird jeder neue Arbeitnehmer zwischen 18 und 55 Jahren, der seit drei Monaten beschäftigt ist, von seinem Arbeitgeber in ein privates System für langfristiges Sparen eingeschrieben, nämlich die Arbeitnehmer-Kapitalpläne (AKP, auf Polnisch: PPK).

Die Vereinbarung über den Betrieb eines AKPs für einen neuen Arbeitnehmer muss vom Arbeitnehmer innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf der dreimonatigen Beschäftigungsdauer geschlossen werden. Da es sich bei AKP um ein Opt-out-Programm handelt, muss ein Arbeitnehmer, der aus den AKP austreten möchte, dem Arbeitgeber eine schriftliche Kündigung vorlegen (eine Papierurkunde mit eigenhändiger Unterschrift).

Jeder neue Arbeitnehmer muss spätestens am 10. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem drei Monate (90 Tage) des Arbeitsverhältnisses dieser Person abgelaufen sind, bei den Arbeitnehmer-Kapitalplänen (AKP) angemeldet werden. Es sei denn, der Arbeitnehmer reicht seine Kündigung ein und steigt aus dem Programm aus.

Schritt 10 – Anmeldung neuer Mitarbeiter beim polnischen Sozialversicherungssystem

Jeder neue Mitarbeiter muss bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) gemeldet werden. Der Antrag variiert je nach Beschäftigungsgrundlage des Mitarbeiters und kann Krankenversicherungsbeiträge oder Krankenversicherungsbeiträge zusammen mit spezifischen Sozialversicherungsbeiträgen umfassen. Diese Meldung muss innerhalb von 7 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Mitarbeiter beim Sozialversicherungssystem anzumelden.

Schritt 11 – Anmeldung zu Arbeitnehmerkapitalplänen (PPK)

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über Arbeitnehmerkapitalpläne vom 4. Oktober 2018 muss jeder neue Arbeitnehmer zwischen 18 und 55 Jahren, der seit drei Monaten beschäftigt ist, von seinem Arbeitgeber in ein privates System der langfristigen Sparbildung, nämlich die Arbeitnehmerkapitalpläne (PPK), aufgenommen werden.

Die Vereinbarung über die Durchführung eines PPK für einen neuen Arbeitnehmer muss vom Arbeitgeber innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf der dreimonatigen Beschäftigungsdauer geschlossen werden. Da es sich bei PPK um ein Opt-out-Programm handelt, muss ein Arbeitnehmer, der aus dem PPK austreten möchte, eine schriftliche Austrittserklärung beim Arbeitgeber einreichen (ein Dokument in Papierform mit nasser Unterschrift).

Jeder neue Arbeitnehmer muss spätestens am 10. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die 3 Monate (90 Tage) seiner Beschäftigung abgelaufen sind, in den Arbeitnehmerkapitalplänen (PPK) angemeldet werden. Es sei denn, der Arbeitnehmer reicht eine Kündigung ein und tritt aus dem Programm aus.

Navigieren durch das polnische Arbeitsrecht: Einstellung, Tarifverträge und Gewerkschaften.

FAQ – Das Einstellen von Arbeitnehmern in Polen