Umfassender Überblick über das Gesellschaftsrecht in Polen – Gesellschaftsrecht in Polen

Aktualisiert: 21.6.2024

Wichtige Fakten – Gesellschaftsrecht in Polen

Leitfaden für Unternehmensrecht/Gesellschaftsrecht

Welche wichtigen Rechtsvorschriften gelten für polnische Gesellschaften?

Es gibt keine einzige Quelle für das europäische Unternehmensrecht (Gesellschaftsrecht). Die Harmonisierung der einzelstaatlichen Vorschriften zum Gesellschaftsrecht hat jedoch Mindeststandards geschaffen und umfasst Bereiche wie den Schutz der Interessen der Gesellschafter und ihrer Rechte, Vorschriften für Übernahmeangebote für Aktiengesellschaften, die Offenlegung von Zweigniederlassungen, Fusionen und Abspaltungen, Mindestvorschriften für Gesellschaften mit beschränkter Haftung mit einem einzigen Gesellschafter, Finanzberichterstattung und Rechnungslegung sowie einen leichteren und schnelleren Zugang zu Informationen über Unternehmen.

Auf europäischer Ebene sind diese Themen hauptsächlich enthalten in:

• der Richtlinie (EU) 2017/1132 über bestimmte Aspekte des Gesellschaftsrechts, die das europäische Gesellschaftsrecht teilweise kodifiziert hat; die Mitgliedstaaten der EU („die Mitgliedstaaten“) haben jedoch weiterhin eine eigene Gesetzgebung im Bereich des Gesellschaftsrechts. Die in der Richtlinie 2017/1132 geregelten Aspekte sind:
  • der Schutz der Interessen von Gesellschafter und anderen Personen in Bezug auf die Gründung von Aktiengesellschaften sowie die Erhaltung und Änderung ihres Kapitals;
  • der Schutz der Interessen von Gesellschafter und Dritten in Bezug auf die Offenlegung, die Gültigkeit von Verpflichtungen, die von Gesellschaften mit beschränkter Haftung eingegangen wurden, und die Nichtigkeit von Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaften;
  • die Offenlegungspflichten in Bezug auf in einem Mitgliedstaat eröffnete Zweigniederlassungen;
  • Verschmelzungen von Aktiengesellschaften;
  • grenzüberschreitende Verschmelzungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung;
  • Ausgliederungen von Aktiengesellschaften.
• der Richtlinie 2007/36/EG über die Ausübung bestimmter Rechte von Aktionären in börsennotierten Gesellschaften, die Anforderungen an die Ausübung bestimmter mit stimmberechtigten Aktien verbundener Aktionärsrechte in Bezug auf Hauptversammlungen von Gesellschaften, die ihren eingetragenen Sitz in einem Mitgliedsstaat haben, festlegt.
• der Verordnung (EG) 2157/2001 des Rates über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE), die die Bestimmungen für die Gründung und Verwaltung von Gesellschaften mit europäischer Dimension (die sogenannten „Europäischen Gesellschaften“) festlegt.
• der Richtlinie 2013/34/EU über den Jahresabschluss, den konsolidierten Abschluss und damit verbundene Berichte von Unternehmen bestimmter Rechtsformen und zur Änderung der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates und zur Aufhebung der Richtlinien 78/660/EWG und 83/349/EWG des Rates.

Die grundlegenden polnischen Rechtsakte im Bereich des Gesellschaftsrechts sind:

• das Gesetz vom 15. September 2000, Handelsgesellschaftsgesetzbuch [Polnisches Unternehmensrecht], der grundlegende Rechtsakt im Bereich des Gesellschaftsrechts, enthält Bestimmungen, die die Arten, das Gründungsverfahren, den Betrieb, die Struktur, die Auflösung, die Verschmelzung, die Spaltung und die Umwandlung von Handelsgesellschaften sowie einige strafrechtliche Bestimmungen in diesem Zusammenhang regeln,
• das Gesetz vom 23. April 1964, Zivilgesetzbuch [Polnisches Zivilgesetzbuch/Gesellschaftsgesetzbuch], die wichtigste Sammlung zivilrechtlicher Bestimmungen, insbesondere des Schuldrechts und des Sachenrechts, sowie eine Reihe von Bestimmungen, die den Status von juristischen Personen und Unternehmern regeln,
• das Gesetz vom 6. März 2018 – Unternehmergesetz [Polnisches Wirtschaftsgesetz] definiert die Regeln für die Aufnahme, Ausübung und Beendigung einer wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen, einschließlich der Rechte und Pflichten von Unternehmern und der Aufgaben der öffentlichen Behörden in diesem Zusammenhang. Dieser Rechtsakt ist Teil einer Reihe von Gesetzen, die informell als Verfassung für Unternehmen bezeichnet werden und die sich an Unternehmen richten, die in Polen geschäftlich tätig sind, darunter auch Ausländer.
• das Gesetz vom 20. August 1997 über das Landesgerichtsregister, das Gesetz, das die Aspekte der Führung des Landesgerichtsregisters [Krajowy Rejestr Sądowy, (KRS)] durch die Registergerichte regelt.

Wer kontrolliert und beaufsichtigt die Einhaltung der Gesellschaftsrichtlinien? Vollzugsbehörden in Polen

Die Pflichten im Zusammenhang mit der Führung des Unternehmerregisters im Landesgerichtsregister (KRS) wurden den polnischen Bezirksgerichten (eigentlich – speziellen Abteilungen der Bezirksgerichte), auch bekannt als Registergerichte, anvertraut.

Die Registergerichte nehmen Eintragungen in das Register vor, die die Eintragung, Änderung und Löschung von Unternehmen aus dem Register betreffen, und bewahren die beim Register eingereichten Dokumente auf.

Darüber hinaus sind die Registergerichte befugt, Zwangsverfahren einzuleiten, um den Vertreter des Unternehmens zu zwingen, obligatorische Dokumente und Anträge für die Eintragung in das KRS einzureichen, sowie Strafen gegen Unternehmen zu verhängen, die diesen Verpflichtungen nicht nachgekommen sind.

Andere zuständige Behörden oder Abteilungen haben eine Reihe von Befugnissen, um beispielsweise bestimmte Aspekte der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu kontrollieren oder zu überwachen:

• die Leiter der Finanzämter – im Bereich Steuern und sonstige Forderungen aus dem Haushalt,
• die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) – in Angelegenheiten der sozialen Sicherheit,
• die Nationale Arbeitsaufsichtsbehörde – in Fragen der Einhaltung des Arbeitsrechts und der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften,
• die Nationale Sanitäraufsichtsbehörde – in Fragen der Hygienebedingungen in verschiedenen Lebensbereichen,
• der Präsident des Amtes für Wettbewerb und Verbraucherschutz – in Fragen des Wettbewerbs und des Verbraucherschutzes,
• und viele andere, je nach ihrer Kompetenz.

Welche Rechtsformen von Unternehmen gibt es in Polen?

Die grundlegenden Formen der Geschäftstätigkeit in Polen sind:

1. Einzelunternehmerische Tätigkeit (Selbstständigkeit),
2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts,
3. Personengesellschaft
   • Offene Handelsgesellschaft (spółka jawna, sp. j.),
   • Partnerschaftsgesellschaft (spółka partnerska, sp.p.),
   • Kommanditgesellschaft (spółka komandytowa, sp.k.),
   • Kommanditgesellschaft auf Aktien (spółka komandytowo-akcyjna, S.K.A.),
4. Kapitalgesellschaften:
   • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.) und
   • Aktiengesellschaft (spółka akcyjna, S.A.).

Hauptunterschiede

Diese Formen unterscheiden sich unter anderem in:

• den Grundsätzen und dem Umfang der Haftung ihrer Teilnehmer/Partner/Anteilseigner,
• der Besteuerung und Art der Rechnungslegung (und daraus resultierende Verpflichtungen),
• den Mindestkapitalanforderungen,
• der Form der Vertretung (d. h. wer im Namen der Gesellschaft handeln darf),
• dem entsprechenden Register der Entitäten und die Behörde, die es führt.

Welche Unternehmensform ist die richtige für Ausländer in Polen?

Vorab ist anzumerken, dass Ausländer von außerhalb des EWR (die meisten Einzelpersonen / natürlichen Personen und alle juristischen Personen) das Recht zur Aufnahme und Ausübung der Geschäftstätigkeit nur in den folgenden Formen haben:

• einer Kommanditgesellschaft,
• einer Kommanditgesellschaft auf Aktien,
• einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaft,
• sowie das Recht, in solche Gesellschaften einzutreten und deren Anteile oder Aktien zu erwerben, sofern internationale Vereinbarungen nichts anderes vorsehen.

Unter ausländischen Investoren sind GmbHs und AGs definitiv die beliebtesten.

Was sind die Grundlagen der Corporate Governance für GmbHs und AGs in Polen?

Beide Arten von Kapitalgesellschaften in Polen (sp. z o.o. und S.A.) haben Rechts-, Gerichts- und Prozessfähigkeit (können z. B. Rechte erwerben und Verbindlichkeiten in eigenem Namen eingehen) sowie Rechtspersönlichkeit.

Die Anteilseigner (Aktionäre) der Kapitalgesellschaften haften nicht für die Verpflichtungen der Gesellschaft ab dem Zeitpunkt der Registrierung der Gesellschaft im KRS.

Nur eine natürliche Person, die voll geschäftsfähig ist, darf Mitglied des Leitungsorgans, des Aufsichtsrats, des Prüfungsausschusses oder Liquidator der Kapitalgesellschaft sein.

Vom Gesellschaftsvertrag bis zur amtlichen Eintragung – die rechtlichen Grundlagen für neue Gesellschaften

Zum Zeitpunkt der Ausfertigung des Gesellschaftsvertrags (oder der Aufnahme der Aktien im Falle einer Aktiengesellschaft) wird ein Unternehmen mit einem bestimmten Status – Gesellschaft in Gründung – gegründet. Der Name der Gesellschaft in Gründung muss den Zusatz „in Gründung“ tragen. Dieser besondere Status gilt so lange, bis die Gesellschaft in das Unternehmensregister – das Landesgerichtsregister (KRS) – eingetragen wird.

Sobald die Gesellschaft den Gründungsstatus hat, ist sie rechts-, gerichts- und verfahrensfähig und kann Verträge schließen, Waren oder Dienstleistungen kaufen oder verkaufen, Immobilien erwerben, Mitarbeiter einstellen und entlassen, Gerichtsverfahren einleiten usw.

Die Anteilseigner (Aktionäre) dürfen jedoch nicht über die Anteile (Aktien) eines solchen Unternehmens verfügen, solange es nicht in das Unternehmensregister – das KRS – eingetragen ist, da eine solche Transaktion null und nichtig wäre.

Der Gründungsstatus hat auch Einfluss auf die Haftung – denn neben der Gesellschaft in Gründung selbst haften die Personen, die im Namen der Gesellschaft in Gründung gehandelt haben (d. h. das Leitungsorgan oder die oben erwähnten Bevollmächtigten oder Aktionäre, die gemeinsam handeln), für die in diesem Stadium eingegangenen Verpflichtungen der Gesellschaft.

Die Haftung der Anteilseigner (Aktionäre) ist auf den Betrag der Einlage beschränkt, die noch nicht in die Gesellschaft eingezahlt wurde.

Die Gesellschaft in Gründung muss spätestens 6 Monate nach Unterzeichnung der Satzung einen Antrag auf Eintragung ins KRS stellen. Geschieht dies nicht, wird die Gesellschaft zwangsweise liquidiert.

Welches sind die wesentlichen Erkenntnisse für die Abfassung eines leistungsfähigen Gesellschaftsvertrags (einer Satzung)?

Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) einer Kapitalgesellschaft muss die Form einer notariellen Urkunde haben. Eine Ausnahme ist für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung vorgesehen – ihr Gesellschaftsvertrag darf über ein staatliches IT Online-System (s24) abgeschlossen werden.

Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) kann auch andere, gesetzlich nicht verbotene Bestimmungen enthalten, die die gesellschaftsrechtlichen Beziehungen zwischen der Gesellschaft, den Gesellschaftern und den Gesellschaftsorganen regeln.

Wenn Sie sich für die Online-Methode zum Abschluss der Satzung der sp. z o.o. entschieden haben, sollten Sie jedoch bedenken, dass die Standardvorlage aus dem S24-System nicht immer die Möglichkeit bietet, den Text der Satzung nach den Plänen der Gesellschafter maßgeschneidert zu gestalten.

Sowohl der Gesellschaftsvertrag als auch die Satzung können von den Bevollmächtigten unterzeichnet werden, wenn die traditionelle (notarielle) Form der Gründung gewählt wurde.

Eintragung in das Unternehmensregister

Das gemeinsam handelnde Leitungsorgan der Gesellschaft (oder ein vom Leitungsorgan bevollmächtigter Vertreter) muss den Antrag auf Eintragung beim KRS einreichen, zusammen mit u. a. dem Gesellschaftsvertrag (der Satzung), der Erklärung des Leitungsorgans über die Leistung von Einlagen zur Deckung des Gesellschaftskapitals durch die Gesellschafter (Aktionäre), der Liste der Gesellschafter (im Falle der sp. z o.o.), eine Erklärung über die Aufnahme der Gesellschaftsanteile in Form einer notariellen Urkunde und eine Bankbestätigung über die Einzahlung des Aktienkapitals (bei der S.A.), die Namen und Anschriften der Personen, die zur Ernennung des Leitungsorgans befugt sind, die Lieferadressen und Zustimmungen der Gesellschaftsorgane für die Ausübung der Funktionen.

Die Eintragung einer Gesellschaft in Polen ist abgeschlossen, sobald der Eintrag im KRS erfolgt ist, daher hört die Gesellschaft in Gründung auf zu existieren.

Die Meldung von Änderungen im Unternehmensregister (KRS)

Das Leitungsorgan der Gesellschaft ist verpflichtet, dem Unternehmensregister (Landesgerichtsregister) Folgendes zu melden:

• alle Änderungen des Gesellschaftsvertrags,
• Anderungen von Daten, die die Gesellschaft betreffen und die der Offenlegung im Landesgerichtsregister unterliegen.

Je nach dem Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Änderungen muss zwischen deklaratorischen und konstitutiven Eintragungen im Unternehmensregister (Landesgerichtsregister) unterschieden werden.

Deklaratorische Eintragungen

Deklaratorische Eintragungen im Landesgerichtsregister geben nur die Tatsache von Änderungen an, deren Wirkung bereits früher eingetreten ist. Dies sind zum Beispiel die Eintragungen bezüglich:

• der Änderung der Adresse der Gesellschaft ohne Sitzverlegung,
• der Ernennung oder Abberufung von Mitgliedern der Gesellschaftsorgane – leitenden Angestellten,
• der Gewährung oder Entziehung der Vollmacht für Prokuristen,
• Änderungen im Anteilsbesitz (in einer sp. z o.o.) oder
• der Tatsache, dass der Aktionär (in einer S.A.) aufgehört hat, alleiniger Anteilseigner der Gesellschaft zu sein,
• der Aussetzung oder Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit durch die Gesellschaft,
• einer Änderung von Angaben über die Ausübung von Geschäftstätigkeiten mit anderen Unternehmen auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Partnerschaftsvertrags usw.

Konstitutive Eintragungen

Konstitutive Eintragungen sind die Eintragungen, die erst mit der Eintragung in das Landesgerichtsregister gültig werden. Der konstitutive Charakter der Eintragung in das Landesgerichtsregister muss im Gesetz eindeutig festgelegt sein. Die folgenden Eintragungen haben beispielsweise konstitutiven Charakter:

die Eintragung:

• der Gesellschaft im KRS,
• der Änderung des Sitzes der Gesellschaft,
• der Änderung der Firma,
• der Änderung des Vertretungsprinzips,
• der Änderung des Gesellschaftsvertrags (der Satzung),
• der Änderung der Art der ausgeübten Geschäftstätigkeit,
• der Erhöhung oder Herabsetzung des Gesellschaftskapitals,
• der Eröffnung einer Liquidation usw.

Rechtliche Einblicke in Kapital- und Anteilsanforderungen

Das Gesellschaftskapital der Kapitalgesellschaften ist in Gesellschaftsanteile (GmbH) oder Aktien (AG) unterteilt und muss in Form von Bar- oder Sacheinlagen eingebracht werden.

Das Mindestgesellschaftskapital für GmbHs und AGs beträgt 5.000 PLN bzw. 100.000 PLN. Der Wert eines Anteils darf nicht niedriger als 50 PLN sein. Der Wert einer Aktie darf nicht niedriger als 0,01 PLN sein.

In einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung müssen die Gesellschafter die Einlagen zur Deckung ihrer Anteile am Gesellschaftskapital vollständig leisten. Aus den gesetzlichen Bestimmungen geht nicht genau hervor, wie die Beiträge geleistet werden sollen. Im Gegensatz dazu sieht das polnische Handelsgesellschaftsgesetzbuch vor, dass Geldeinlagen auf ein Bankkonto der Gesellschaft in Gründung geleistet werden müssen.

Aktien, die für Sacheinlagen erworben werden, müssen spätestens ein Jahr nach der Eintragung der Gesellschaft vollständig eingezahlt sein. Die für Bareinlagen aufgenommenen Aktien müssen vor der Eintragung der Gesellschaft zu mindestens einem Viertel ihres Nennwerts eingezahlt werden.

Darüber hinaus können die Aktien der S.A. zum öffentlichen Handel an der Börse zugelassen werden (diese Art von S.A. wird umgangssprachlich als öffentliche Aktiengesellschaft oder publiczna spółka akcyjna bezeichnet).

Entmaterialisiertes Aktionärsverzeichnis

Ab dem 1. Januar 2021 sind alle Aktien von Aktiengesellschaften in entmaterialisierter Form. Das Aktionärsverzeichnis wird von einer zur Führung von Wertpapierkonten befugten Stelle (z. B. einem Maklerhaus, einer Bank) oder in einem von der Polnischen Hinterlegungsstelle für Wertpapiere geführten Wertpapierdepot geführt.

Die Rolle der Gesellschafter und Gesellschaftsorgane in Polen

Anteilseigner/Aktionäre

Sofern das Gesetz oder der Gesellschaftsvertrag der GmbH nichts anderes vorsehen, haben die Gesellschafter gleiche Rechte und Pflichten in der Gesellschaft.

Vorzugsanteile/-aktie

Vorzugsrechte bei GmbH-Anteilsrechten können sich insbesondere auf das Stimmrecht, das Recht auf Dividenden oder die Art und Weise der Beteiligung an der Verteilung des Vermögens im Falle der Liquidation der Gesellschaft beziehen. Ein Stimmrechtsvorzug darf dem Berechtigten nicht mehr als drei Stimmen pro Anteil gewähren. Der Dividendenvorzug kann ein Recht auf eine Dividende gewähren, die nicht mehr als die Hälfte der Dividende für Nicht-Vorzugsanteile beträgt.

Welche Vorschriften gelten in Polen für den Verkauf von Anteilen/Aktien?

Der Verkauf von GmbH-Anteilen muss in schriftlicher Form mit von einem Notar beglaubigten Unterschriften oder über s24 (wenn die Gesellschaft unter Verwendung von s24 gegründet und eingetragen wurde) erfolgen. Der Gesellschaftsvertrag kann die Veräußerung von Anteilen von der Zustimmung der Gesellschaft (z. B. des Leitungsorgans) abhängig machen. Wurde die Zustimmung verweigert, kann das Registergericht die Verfügung zulassen, wenn zwingende Gründe vorliegen.

Im Falle einer Aktiengesellschaft sieht das Handelsgesellschaftsgesetzbuch keine besonderen Anforderungen an die Form der Aktienveräußerung vor. Die Satzung kann jedoch die Veräußerung von Namensaktien von der (vom Vorstand erteilten) Zustimmung der Gesellschaft abhängig machen oder die Möglichkeit der Veräußerung von Aktien anderweitig einschränken.

Was ist mit Dividenden und Gewinnausschüttungen?

Ein Anteilseigner hat das Recht auf Beteiligung an dem Gewinn, der sich aus dem Jahresabschluss ergibt und aufgrund eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung zur Ausschüttung vorgesehen ist.

Der Gesellschaftsvertrag kann das Leitungsorgan ermächtigen, den Anteilseignern einen Vorschuss auf die für das Geschäftsjahr erwartete Dividende zu zahlen, wenn die Gesellschaft über ausreichende Mittel für die Zahlung verfügt und wenn der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft für das vorangegangene Geschäftsjahr einen Gewinn ausweist.

Die Aktionäre haben das Recht auf Beteiligung an dem im geprüften Jahresabschluss ausgewiesenen Gewinn, der von der Hauptversammlung zur Auszahlung an die Aktionäre bestimmt wurde. Der Gewinn wird im Verhältnis zur Anzahl der Aktien verteilt.

Wenn die Aktien nicht vollständig gedeckt sind, wird der Gewinn im Verhältnis zu den für die Aktien geleisteten Zahlungen verteilt. Die Satzung kann eine andere Methode der Gewinnverteilung vorsehen.

Der zur Ausschüttung an die Aktionäre vorgesehene Betrag darf den Gewinn des letzten Geschäftsjahres nicht übersteigen, erhöht um die Gewinnrücklagen aus den Vorjahren und um die Beträge, die dem aus dem Gewinn gebildeten Ergänzungskapital und den Rücklagen entnommen werden, die für die Zahlung von Dividenden verwendet werden können.

Ein kurzer Hinweis zu Dividendenvorschüssen

Die Satzung kann den Vorstand ermächtigen, den Aktionären am Ende des Geschäftsjahres einen Vorschuss auf die erwartete Dividende zu zahlen, wenn die Gesellschaft über ausreichende Mittel für die Zahlung verfügt. Der Vorschuss bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrates.

Wie wäre es bei einem alleinigen Anteilseigner?

In einer Gesellschaft mit einem einzigen Anteilseigner (Aktionär) müssen alle Willenserklärungen, die dieser Anteilseigner (Aktionär) gegenüber der Gesellschaft abgibt, mindestens die schriftliche Form haben. Wenn ein Alleinanteilseigner (Alleinaktionär) gleichzeitig die alleinige Person im Leitungsorgan, bedürfen alle Rechtshandlungen zwischen ihm und der Gesellschaft der notariellen Beurkundung.

Der rechtliche Rahmen für Hauptversammlungen

Die Hauptversammlung ist ein obligatorisches Gesellschaftsorgan, in dem die Anteilseigner (Aktionäre) mit Stimmenmehrheit (sofern nicht anders im Gesetz oder im Gesellschaftsvertrag (in der Satzung) vorgesehen) Beschlüsse zu den im Gesetz oder im Gesellschaftsvertrag (in der Satzung) vorgesehenen Angelegenheiten fassen.

Wie wird eine Hauptversammlung einberufen?

Das Leitungsorgan der Gesellschaft (in einigen Fällen auch das Aufsichtsorgan oder die Anteilseigner (Aktionäre) darf eine Hauptversammlung einberufen.

Im Falle einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss die Einladung, bestehend aus Datum, Ort und Tagesordnung der Versammlung, mindestens 14 Tage im Voraus an alle Teilnehmer verschickt werden. Im Falle einer S.A. muss die Mitteilung mindestens 2 Wochen vor der Versammlung sowohl im Gerichts- und Wirtschaftsamtsblatt (MSiG) als auch auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht werden.

Alternativ kann im Gesellschaftsvertrag der Gesellschaft festgelegt werden, dass die Hauptversammlung durch Übersendung einer schriftlichen Mitteilung an jeden Anteilseigner in einer Weise einberufen werden kann, die einen Nachweis des Empfangs an der zu diesem Zweck verwendeten Adresse ermöglicht.

Bei AGs kann – wenn alle von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien registriert sind – die Hauptversammlung der AG per Einschreiben oder Kurierpost einberufen werden, das bzw. die mindestens 2 Wochen vor dem Datum der Hauptversammlung versandt wird.

Vereinfachungen sind vorgesehen, wenn alle Anteilseigner/Aktionäre anwesend sind und sich auf Ort und Zeit der Hauptversammlungen einigen.

Kein statutarisches Quorum für die Anteilseigner

Sowohl in der GmbH als auch in der AG gibt es kein gesetzliches Quorum für die Gültigkeit der Anteilseignerversammlung (Aktionärsversammlung). Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) kann jedoch etwas anderes vorsehen.

Wie ist das Verfahren für die Beschlussfassung auf Anteilseignerversammlungen?

In einer GmbH werden Beschlüsse mit einer absoluten Mehrheit der Stimmen gefasst, mit Ausnahme von Beschlüssen zu bestimmten vorbehaltenen Angelegenheiten, für die eine qualifizierte Mehrheit festgelegt wurde.

Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) kann die gesetzlichen Mehrheitserfordernisse erhöhen. Das polnische Handelsgesellschaftsgesetzbuch verlangt zum Beispiel für die Gesellschafterversammlung (einer GmbH) eine qualifizierte Mehrheit von:

• 2/3 der Stimmen – für die Beschlüsse über die Änderung des Gesellschaftsvertrags, die Auflösung der Gesellschaft oder den Verkauf des Unternehmens oder seines organisierten Teils,
• 3/4 der Stimmen – für Beschlüsse über eine wesentliche Änderung des Geschäftsgegenstandes der Gesellschaft.

Im Falle einer Aktiengesellschaft verlangt das polnische Handelsgesellschaftsgesetzbuch für die Aktionärsversammlung eine qualifizierte Mehrheit von:

• 3/4 der Stimmen – für Beschlüsse über die Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen und Anleihen mit Bezugsrecht auf Aktien, die Änderung der Satzung, die Einziehung von Aktien, die Herabsetzung des Aktienkapitals, den Verkauf des Unternehmens oder seines organisierten Teils und die Auflösung der Gesellschaft,
• 2/3 der Stimmen – für die Beschlussfassung über die Finanzierung des Erwerbs oder der Zeichnung von Anteilen, die von der Gesellschaft ausgegeben werden, durch die Gesellschaft.

Die außerordentliche Hauptversammlung wird nach Bedarf einberufen, während die ordentliche Anteilseignerversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stattfinden sollte.

Fern-/Video-Anteilseignerversammlungen

Bei beiden Arten von Gesellschaft kann der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) auch erlauben, dass Sitzungen per Videokonferenz, Telefonkonferenz oder über das Internet abgehalten werden.

Die Aufgaben und Pflichten des Leitungsorgans

Die Kapitalgesellschaften können von einem einzigen oder mehreren Geschäftsführern geleitet werden, die unabhängig oder gemeinsam handeln. Das Gesetz sieht keine Beschränkungen für die Anzahl der Leitungsorganmitglieder vor.

Wie lange ist das Mandat eines Geschäftsführers?

In einer AG darf die Amtszeit eines Vorstandsmitglieds nicht länger als fünf Jahre dauern. Dieselbe Person darf für eine Amtszeit von jeweils höchstens fünf Jahren erneut zum Mitglied des Leitungsorgans ernannt werden. Die Ernennung darf frühestens ein Jahr vor dem Ende der laufenden Amtszeit eines Leitungsorganmitglieds erfolgen.

Die Verfahren für die Ernennung und Entlassung von Geschäftsführern

In einer GmbH werden die Mitglieder des Leitungsorgans von den Anteilseignern bestellt/abberufen (sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht). In einer AG wird das Vorstandsmitglied vom Aufsichtsrat ernannt/abberufen und kann von der Hauptversammlung entlassen oder suspendiert werden.

Ein umfassender Überblick über die Verantwortlichkeiten von Geschäftsführern

Die Hauptaufgabe des Leitungsorgans ist es, die Geschäfte der Gesellschaft zu führen (interner Aspekt) und sie zu repräsentieren (externer Aspekt). Das Recht eines Leitungsorganmitglieds, die Geschäfte der Gesellschaft zu führen und sie zu vertreten, gilt für alle gerichtlichen und außergerichtlichen Aktivitäten der Gesellschaft.

Im Falle eines Leitungsorgans mit mehreren Personen:

• kann jedes Leitungsorganmitglied die Angelegenheiten der Gesellschaft (interner Aspekt) ohne vorherigen Leitungsorganbeschluss führen, es sei denn, diese Angelegenheiten überschreiten den Rahmen der normalen Aktivitäten der Gesellschaft. Die gesetzlichen Bestimmungen enthalten keine Liste spezifischer Handlungen, die als „Angelegenheiten, die über den Rahmen der normalen Aktivitäten einer Gesellschaft hinausgehen“ behandelt werden können, wodurch die Risiken, die mit der Einstufung einer bestimmten Handlung als normale Aktivitäten einer Gesellschaft verbunden sind, auf das Leitungsorgan verlagert werden.
• sollte in den Beziehungen zu Dritten (externer Aspekt) der Grundsatz der Vertretung angewandt werden. Sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht, ist die Zusammenarbeit von zwei Leitungsorganmitgliedern oder einem Leitungsorganmitglied zusammen mit einem Prokuristen erforderlich, um Erklärungen im Namen der Gesellschaft abzugeben. In der Praxis bedeutet dies, dass jede Vereinbarung, Willenserklärung, rechtliche Maßnahme usw., die an einen Dritten (einschließlich einer Behörde) gerichtet ist, nach dem Vertretungsprinzip unterzeichnet/abgeschlossen/unternommen werden muss.

Interessenkonflikt

Bei einem Vertrag zwischen der Gesellschaft und einem Leitungsorganmitglied und bei einem Streit mit diesem wird die Gesellschaft durch den Aufsichtsrat oder einen durch Beschluss der Hauptversammlung bestellten Bevollmächtigten vertreten.

Die Gesellschafterbeschlüsse

Beschlüsse des Leitungsorgans können gefasst werden, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß über die Sitzung des Leitungsorgans informiert wurden. Die Beschlüsse des Leitungsorgans werden mit einer absoluten Mehrheit der Stimmen gefasst.

Die Sitzungen der Leitungsorganmitglieder

Bei beiden Arten von Gesellschaft kann der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) auch erlauben, dass Sitzungen per Videokonferenz, Telefonkonferenz oder über das Internet abgehalten werden.

Alles, was Sie über den Aufsichtsrat/Prüfungsausschuss wissen müssen

In einer polnischen GmbH kann der Gesellschaftsvertrag optional einen Aufsichtsrat und/oder einen Prüfungsausschuss einrichten. Wenn das Gesellschaftskapital jedoch 500.000 PLN übersteigt und es mehr als fünfundzwanzig Anteilseigner gibt, besteht die Verpflichtung, einen Aufsichtsrat oder einen Prüfungsausschuss einzurichten.

In einer AG ist der Aufsichtsrat obligatorisch.

Die Mitglieder des Aufsichtsrates

Ein Leitungsorganmitglied, Prokurist, Liquidator, Leiter einer Zweigniederlassung oder eines Werks sowie ein im Unternehmen angestellter Hauptbuchhalter, Rechtsberater oder Rechtsanwalt darf nicht gleichzeitig Mitglied des Aufsichtsrats oder des Prüfungsausschusses sein.

Zusammensetzung/Ernennung/Abberufung

Die Mindestanzahl der Aufsichtsratsmitglieder oder (nur bei einer GmbH) des Prüfungsausschusses beträgt 3 Personen. In öffentlichen AGs mindestens 5 Personen.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden von den Anteilseignern (oder – bei Aktiengesellschaften – der Hauptversammlung) ernannt/abberufen, sofern der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) nichts anderes vorsieht.

Das Mandat der Aufsichtsratsmitglieder

In einer AG darf die Amtszeit eines Aufsichtsratsmitglieds 5 Jahre nicht überschreiten und auch der Aufsichtsrat soll nach Bedarf einberufen werden, jedoch nicht seltener als 3-mal im Geschäftsjahr.

Was sind die Aufgaben des Aufsichtsrates?

Der Aufsichtsrat übt eine ständige Aufsicht über die Aktivitäten der Gesellschaft in allen Bereichen ihrer Tätigkeit aus. Zu den besonderen Aufgaben des Aufsichtsrates gehören:

• die Bewertung der jährlichen Finanz- und Leitungsorganberichte im Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit den Büchern und Unterlagen sowie mit dem tatsächlichen Stand und
• die Prüfung der Anträge des Leitungsorgans auf Gewinnausschüttung oder Verlustdeckung sowie
• die Vorlage eines jährlichen schriftlichen Berichts an die Anteilseignerversammlung (Aktionärsversammlung) über die Ergebnisse dieser Bewertung.

Jedes Mitglied des Aufsichtsrats kann das Kontrollrecht selbstständig ausüben, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) kann vorsehen, dass das Leitungsorgan verpflichtet ist, die Zustimmung des Aufsichtsrats einzuholen, bevor es die im Gesellschaftsvertrag genannten Handlungen vornimmt (die jedoch keine Auswirkungen auf Dritte haben), und dem Aufsichtsrat das Recht zu übertragen, einzelne oder alle Leitungsorganmitglieder aus wichtigen Gründen zu suspendieren.

Die Aufgaben des Prüfungsausschusses beschränken sich auf die Prüfung der jährlichen Finanz- und Vorstandsberichte, der Anträge des Leitungsorgans auf Gewinnausschüttung oder Verlustdeckung sowie die Vorlage eines jährlichen schriftlichen Berichts an die Anteilseignerversammlung über die Ergebnisse dieser Prüfung. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch den Umfang der Aufgaben des Ausschusses erweitern.

Ein Quorum von mindestens der Hälfte

Der Aufsichtsrat fasst Beschlüsse, wenn das Erfordernis eines Quorums von mindestens der Hälfte seiner Mitglieder erfüllt ist und alle Mitglieder eingeladen worden sind. Der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) kann strengere Anforderungen an die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrates vorsehen.

Sitzungen

Für beide Arten von Gesellschaften kann der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) auch zulassen, dass die Sitzungen des Aufsichtsrats und des Prüfungsausschusses per Videokonferenz, Telefonkonferenz oder über das Internet abgehalten werden.

Gesellschaftsberichterstattung in Polen

Gesellschaften in Polen sind verpflichtet, eine vollständige Buchführung in Form von Büchern zu führen. Die Buchhaltung kann an ein Buchhaltungsbüro ausgelagert/übertragen werden, aber es ist der Leiter des Unternehmens (das Leitungsorgan oder die Liquidatoren von Kapitalgesellschaften), der für die Erfüllung der Buchhaltungspflichten verantwortlich ist.

Obligatorische jährliche Berichterstattung

Jede Gesellschaft in Polen ist verpflichtet, dem Unternehmensregister (KRS) die jährlichen Finanzberichte zu melden, die aus folgenden Elementen bestehen:

• der Bilanz,
• der Gewinn- und Verlustrechnung und
• zusätzlichen Informationen.

Die folgenden Dokumente müssen dem jährlichen Finanzbericht beigefügt werden:

• der vom Leitungsorgan oder Liquidator erstellte Tätigkeitsbericht,
• der Beschluss der Anteilseignerversammlung (Aktionärsversammlung) zur Genehmigung des Finanz- und Tätigkeitsberichts,
• der Beschluss über die Gewinnausschüttung oder Verlustdeckung,
• der Beschluss über die Erteilung der Entlastung an die Mitglieder des Leitungsorgans,
• der Bestätigungsvermerk / Bericht des Wirtschaftsprüfers (wenn der Jahresabschluss geprüft wird).

Die Form der jährlichen Finanzberichte

Die Finanzberichte dürfen nur in elektronischer Form erstellt werden, entsprechend der Struktur und dem Format (.xml), die vom Finanzministerium im Einzelnen festgelegt werden.

Prüfen Sie die Fristen für die jährliche Berichterstattung

Jede polnische Gesellschaft ist verpflichtet, die Finanzberichte innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres zu erstellen. Wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist die Frist für die Erstellung der 31. März.

Danach müssen die Finanzberichte innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres, d. h. bis zum 30. Juni, wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, von der ordentlichen Anteilseignerversammlung (Aktionärsversammlung) genehmigt werden.

Innerhalb von 15 Tagen nach der Genehmigung des Jahresfinanzberichts, der über das IT-Online-System des Justizministers an das Unternehmensregister KRS gemeldet werden muss.

Unterzeichnung der Finanzberichte

Der Finanzbericht in elektronischer Form ist unterzeichnet von:

• dem Leiter der Einheit (allen Leitungsorganmitglieder oder dem Liquidator) und
• der Person, die mit der Führung der Geschäftsbücher betraut ist (z. B. dem Hauptbuchhalter).

Der Tätigkeitsbericht muss von allen Mitgliedern des Leitungsorgans unterzeichnet werden.

Sowohl der Finanzbericht als auch der Tätigkeitsbericht müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem vertrauenswürdigen Profil (ePUAP) unterzeichnet werden.

Einreichung der Finanzberichte

Die Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, innerhalb von 15 Tagen nach der Genehmigung des Jahresfinanzberichts den Finanzbericht, den Tätigkeitsbericht und die Beschlüsse der Anteilseignerversammlung (Aktionärsversammlung) über das IT-Online-System des Justizministers an das KRS zu übermitteln.

Die Unterlagen können von den Leitungsorganmitgliedern, dem Liquidator oder einem vom Leitungsorgan (Liquidator) bevollmächtigten Vertreter (Rechtsanwalt oder Rechtsberater) eingereicht werden.

Nach polnischem Recht muss der Antrag bei der Einreichung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem vertrauenswürdigen Profil (ePUAP) unterzeichnet werden.

Das obligatorische jährliche Audit

Das obligatorische Audit wird von einem zertifizierten Wirtschaftsprüfer durchgeführt. Die Prüfung erstreckt sich auf die jährlichen, konsolidierten Finanzberichte von Kapitalgruppen und auf die Jahresabschlüsse von Banken, Kreditgenossenschaften, Fonds, inländischen Zahlungsinstituten und Aktiengesellschaften (AGs).

Das Audit ist auch für AGs obligatorisch, die im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens zwei der folgenden Bedingungen erfüllten:

1. die durchschnittliche jährliche Beschäftigung, umgerechnet in Vollzeitstellen, betrug mindestens 50 Personen,
2. die Summe der Aktiva der Bilanz am Ende des Geschäftsjahres beträgt mindestens 2.500.000 EUR (als PLN-Gegenwert),
3. die Nettoeinnahmen aus dem Verkauf von Waren und Produkten sowie aus Finanzgeschäften für das Geschäftsjahr betragen mindestens 5.000.000 EUR (als PLN-Gegenwert).

Darüber hinaus sind die Finanzberichte der übernehmenden und neu gegründeten Gesellschaften, die für das Geschäftsjahr erstellt wurden, in dem die Verschmelzung stattgefunden hat, sowie die Jahresfinanzberichte der Gesellschaften, die in Übereinstimmung mit den International Accounting Standards erstellt wurden, ebenfalls Gegenstand der Prüfung.

Die Bestätigungsvermerke und Berichte des Wirtschaftsprüfers müssen mit der qualifizierten elektronischen Signatur dieses Wirtschaftsprüfers unterzeichnet werden.

Wie wirkt sich die gesellschaftsrechtliche Haftung auf Anteilseigner und Aktionäre aus?

In der Regel erlaubt das polnische Gesellschaftsrecht kein „Durchdringen des Gesellschaftsschleiers“, das die Anteilseigner (Aktionäre) von Unternehmen gefährdet.

Die Haftung der Gesellschafter einer GmbH

Anteilseigner können gegenüber Dritten oder gegenüber der Gesellschaft für Handlungen haften, die vor der Eintragung im Stadium der Gesellschaft in Gründung vorgenommen wurden. Diese Haftung hängt davon ab, ob der Anteilseigner persönlich für die Gesellschaft in Gründung gehandelt hat oder nicht.

Im Falle der Einbringung einer Sacheinlage in die Gesellschaft mit einem rechtlichen oder physischen Mangel ist der Anteilseigner verpflichtet, der Gesellschaft den daraus entstandenen Schaden zu ersetzen.

Im Falle einer Sacheinlage eines erheblich unterbewerteten Vermögensgegenstandes in die Gesellschaft ist der Anteilseigner verpflichtet, den Verlust gesamtschuldnerisch mit den Leitungsorganmitgliedern auszugleichen, die die Aufnahme der Gesellschaft in das KRS beantragt haben.

Das polnische Handelsgesellschaftsgesetzbuch sieht auch eine gesamtschuldnerische Haftung des Verkäufers eines Anteils und seines Käufers für nicht erfüllte Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft aus dem verkauften Anteil oder einem Teil des verkauften Anteils und den gemeinsam Berechtigten an dem Anteil oder den Anteilen vor.

Die Haftung von Aktionären einer AG

Nach polnischem Gesellschaftsrecht haftet ein Anteilseigner einer GmbG – ebenso wie der Aktionär einer AG – für die Verpflichtungen der Gesellschaft in der Gründungsphase, d. h. in der Zeit zwischen der Gründung der Gesellschaft und ihrer Eintragung.

Die Gesellschaft und die in ihrem Namen handelnden Personen sowie ein Aktionär haften bis zur Höhe der unbezahlten Einlage zur Deckung der aufgenommenen Aktien gesamtschuldnerisch für die Verpflichtungen einer Aktiengesellschaft in Gründung.

Die Haftung der Leitungsorganmitglieder

Das polnische Gesellschaftsrecht sieht eine Haftung der Leitungsorganmitglieder für die Schulden der Gesellschaft für den Fall vor, dass sich die Vollstreckung gegen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung als unwirksam erweist. Die Mitglieder des Leitungsorgans haften für die Verpflichtungen der Gesellschaft gesamtschuldnerisch mit ihrem gesamten Privatvermögen.

Das Leitungsorganmitglied kann sich von der Haftung befreien, wenn es:

• nachweist, dass ein Konkursantrag rechtzeitig gestellt wurde oder
• nachweist, dass zur gleichen Zeit eine Entscheidung über die Eröffnung eines Sanierungsverfahrens oder über die Genehmigung eines Vergleichs in einem Verfahren zur Genehmigung eines Vergleichs ergangen ist, oder
• nachweist, dass das Versäumnis, den Konkursantrag zu stellen, nicht auf sein Verschulden zurückzuführen ist, oder
• im Falle von Verbindlichkeiten, bei denen es sich nicht um Steuern oder andere Sozialabgaben handelt, nachweist, dass dem Gläubiger trotz der Nichtbeantragung des Konkurses und der Entscheidung zur Eröffnung des Sanierungsverfahrens oder der Nichtgenehmigung des Vergleichs im Vergleichsgenehmigungsverfahren kein Schaden entstanden ist, oder
• im Falle von Steuerrückständen oder anderen Verbindlichkeiten in Bezug auf Sozialabgaben auf das Vermögen der Gesellschaft hingewiesen wird, dessen Vollstreckung die Befriedigung der Steuerrückstände (Sozialabgaben) der Gesellschaft in hohem Maße ermöglichen wird.

Ein Konkursantrag muss innerhalb von 30 Tagen ab dem Tag gestellt werden, an dem die Gesellschaft zahlungsunfähig wird, d. h. wenn sie nicht mehr in der Lage ist, ihre fälligen Zahlungsverpflichtungen (mindestens 2) zu erfüllen.

Was ist eine Insolvenz?

Nach polnischem Insolvenzrecht wird vermutet, dass der Schuldner nicht mehr in der Lage ist, seinen fälligen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, wenn der Zahlungsverzug mehr als 3 Monate beträgt.

Ein Schuldner, der eine juristische Person ist, ist ebenfalls zahlungsunfähig, wenn seine Vermögensverbindlichkeiten den Wert seiner Aktiva übersteigen und dieser Zustand für einen Zeitraum von mehr als 24 Monaten andauert.